Pelo nome já dá pra perceber que a Análise SWOT vai avaliar tanto o ambiente interno da empresa, suas Forças e Fraquezas, quanto o ambiente externo, as Oportunidades e Ameaças. É uma análise fácil de fazer. Pode ser feita de forma simples utilizando papel e caneta ou até de um modo mais estruturado em uma planilha.

O que é Análise SWOT?

A Análise SWOT é uma ferramenta clássica da Administração criada na década de 60 em Stanford, nos Estados Unidos. SWOT é uma sigla para Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). No Brasil é bem comum chamarem ela pela sigla em português, FOFA.

Explicando individualmente cada uma dessas variáveis

Forças

É tudo aquilo que é possível de gerenciar e controlar, dentro da própria empresa. E pode ser usado como uma força que traga algum tipo de vantagem ou benefício para o negócio.

Para facilitar o entendimento, vamos citar alguns exemplos de Forças utilizando como base uma cervejaria fictícia:

1. Processo de distribuição eficiente – A empresa consegue entregar as suas cervejas na maioria dos pontos de venda sem perder prazo ou ter um custo alto com isso. É um processo barato, inteligente e eficiente, que pode ser escalado.
2. Equipe engajada e altamente satisfeita – É uma equipe que consegue superar desafios e ainda veste a camisa do negócio, sempre arranjando soluções para os problemas que vão surgindo no dia a dia. A cultura é algo tão forte que mesmo novos empregados são imediatamente conquistados por ela.

Fraquezas

Segue a mesma lógica das Forças então é tudo aquilo que, passível de ser gerenciado e controlado na própria empresa, acaba prejudicando o negócio e trazendo desvantagens.

Seguindo no exemplo da cervejaria:

1. Custo elevado da matéria prima – Para fazer um produto com qualidade, a empresa gasta muito dinheiro com matéria prima importada e de alta qualidade, o que acaba aumentando consideravelmente os custos do negócio.
2. Campanhas de Marketing ineficientes – A cervejaria não consegue entrar em novos pontos de venda porque suas campanhas de marketing não conseguem atingir novos públicos. Além disso, a empresa também não sabe alocar bem os recursos para as campanhas, gerando um desperdício.

Para reforçar, tanto as Forças quanto as Fraquezas podem ser gerenciadas e controladas, o que significa que:

• Forças podem ser otimizadas e potencializadas
• Fraquezas podem ter seu impacto diminuído ou serem até removidas

Oportunidades

São fatores externos e fora do controle da empresa que, de alguma forma, podem trazer benefícios e vantagens para a mesma.

Dessa vez vamos utilizar um outro tipo de empresa, uma floricultura que acabou de abrir, para entender através de exemplos:

1. Mercado em crescimento – Devido a uma pesquisa divulgada recentemente, negócios como a floricultura apresentam um crescimento devido ao aumento do interesse por parte do mercado.
2. Programa de incentivo do governo – O governo pretende lançar um novo incentivo fiscal a empresas que se enquadrem em suas novas diretrizes e a floricultura está enquadrada por esses parâmetros.

Ameaças

São fatores externos e fora do controle da empresa que, diferente das oportunidades, afetam negativamente o negócio, trazendo problemas e desvantagens para a empresa.

No caso da Floricultura:

1. Pragas agrícolas – Uma nova peste pode surgir e tornar escasso os produtos que a floricultura vende, aumentando seus custos e seus preços para os clientes finais, além da escassez de matéria prima também deixar faltar produtos.
2. Competidores antigos – A floricultura, por ser um novo negócio, pode acabar sofrendo por não ter uma base de clientes leais e ter que construir isso do zero, já que existem concorrentes que existem a mais tempo com clientes fidelizados.

É possível ver nos exemplos que Oportunidades e Ameaças podem ser tanto pontuais como uma nova lei ou o crescimento do mercado, quanto algo recorrente, como as forças da natureza. Diferente do ambiente interno, oportunidades e ameaças não podem ser controladas, o que significa:

• Oportunidades devem ser aproveitadas
• Ameaças devem ser evitadas ou a empresa deve se proteger delas

Para que serve este método?

A Análise SWOT é uma ferramenta utilizada por vários gestores na hora de fazer qualquer tipo de planejamento. Alguns exemplos de como ela pode ser utilizada:

• Lançamento de produto ou serviço: Na hora de montar uma estratégia para lançar um novo produto ou serviço, o gestor pode utilizar a análise SWOT para entender melhor os ambientes internos e externos da empresa para saber qual o melhor caminho para atingir o seu público alvo.
• Tomada de decisão: Muitas vezes é preciso entender a situação atual do negócio antes de tomar uma decisão que possa impactar toda a organização. Imagine, por exemplo, trocar seu fornecedor atual de matéria prima por outro. Tomar uma decisão dessas não envolve só um fator, mas vários. Nesse caso, é importante fazer uma análise dos ambientes que podem afetar a empresa.
• Priorizar planos de ação: Uma empresa é um organismo vivo e, para esse sistema funcionar, é preciso fazer as coisas necessárias nas horas certas. Seja priorizando tarefas em uma reunião de equipe ou traçando planos de ação para uma área inteira do negócio, a análise SWOT pode ser utilizada como um direcionador do que deve ser feito primeiro.

Embora esses sejam alguns dos usos da análise SWOT, onde ela é mais utilizada é na hora de fazer o Planejamento Estratégico de um negócio. De tanto ser utilizada para esse fim, fazer uma análise SWOT é etapa essencial na hora de fazer o Planejamento Estratégico é de onde o gestor vai tirar os principais insumos na hora de pensar a estratégia da empresa.

Quem deve usar a Análise Swot?

A Análise SWOT é tão versátil que qualquer pessoa pode utilizá-la, independente do seu objetivo:

Empreendedores – Como toda ferramenta de gestão,o principal objetivo da Análise SWOT é auxiliar na hora de tomar uma decisão e forçar no empreendedor o exercício de pensar em situações e cenários que ele não conseguiria levar em conta anteriormente. Por isso ela é bastante utilizada na hora de começar um novo negócio, já que servirá como um suporte ao pensar nas características da empresa nascente na hora de fazer um Plano de Negócio.

Uso Pessoal – Cada vez mais pessoas vem utilizando a Análise SWOT como um método de auto-avaliação, utilizando suas características pessoais para entender suas forças e fraquezas e interpretando melhor o ambiente externo em que estão inseridas para descobrir oportunidades e ameaças. Esse uso deve crescer cada vez mais com as pessoas buscando com mais intensidade o auto-conhecimento, inclusive com muitos coachs já utilizando ela como ferramenta de apoio.

Gestores – Qualquer gestor deve saber fazer uma Análise SWOT, é uma ferramenta básica e muito útil que vai ajudar ela desde o Planejamento Estratégico até o na hora de priorizar a pauta de uma reunião. Quanto mais o gestor ficar íntimo da ferramenta, maiores usos e mais produtivo ele fica.

Consultores – Consultores de negócio devem usar a análise SWOT sempre no início de cada projeto desde o mais simples, como um planejamento tático, quanto um mais complexo, como um planejamento estratégico. É a ferramenta que vai mais ajudá-lo na hora de entender os problemas da empresa e por onde começar a resolver os seus problemas.

Como desenvolver e usar o método Análise Swot?

O jeito mais simples é pegar um papel e caneta e começar a pensar em cada um dos tópicos da sigla, começando pelo ambiente interno (Forças e Fraquezas) e depois fazer o ambiente externo (Oportunidades e Ameaças).

Não existe um processo ou jeito certo e errado de fazer uma análise SWOT, contanto que a matriz consiga ser montada ao final do processo. No entanto, existe uma estrutura que pode ajudar o gestor ou empreendedor a chegar no produto final:

1. Etapa 1 -> Identificar elementos

Nessa primeira etapa do processo serão enumeradas todas Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças do negócio, sem a definição de importância delas, apenas listá-las. Não existe um limite de itens que serão listado mas é importante lembrar que quanto maior a lista, maior o tempo para analisar depois esses dados.

     2. Etapa 2 -> Análise de Dados

Depois da lista feita, é hora de priorizar o que é realmente importante e o que não deve entrar na Matriz final. Uma dica simples, nessa etapa, é utilizar uma Matriz GUT adaptada para definir a importância de cada um dos itens, aplicando um peso numérico a cada um deles.

Na Matriz GUT você confere a cada item um valor de 1 a 5, onde cada número representa um grau mais elevado de cada atributo. Essa matriz é utilizada na hora de resolver problemas então, ao utilizá-la para priorizar itens na Análise SWOT, alguns atributos serão diferentes, embora a lógica de pontuação seja a mesma. Os atributos para avaliar os itens da SWOT são:

• Importância (Gravidade) – Aqui é preciso entender o quanto o item tem de impacto na estratégia da empresa, numerando de 1, valor mais baixo, até 5, o valor mais alto.

• Intensidade (Urgência) – O quanto o item pode escalar ou diminuir de impacto na sua estratégia, com o valor mais baixo representando que ele não tem como impactar mais e o valor mais alto representando que ele ainda pode impactar muito.

• Tendência – Esse atributo é o único que se mantém da Matriz GUT. Aqui será avaliado o quanto o item tem a tendência de se manter ou deixar de existir. No caso, a tendência de se manter é o valor mais alto e a tendência de deixar de existir é o valor mais baixo.

Após avaliar cada item de acordo com os aspectos é feita a multiplicação entre eles e vinculado esse número final ao item da SWOT.

Exemplo: Na nossa floricultura, a ameaça Pragas Agrícolas ficou com Importância 3, Intensidade 3 e Tendência 5. Agora é só multiplicar esse valores (3x3x5) e vincular o resultado (45) a essa ameaça.

      3. Etapa 3 -> Montando a Análise SWOT

Feita a Matriz GUT da etapa anterior para todos os itens, é só fazer um ranking dos que tiveram maior pontuação pelos critérios definidos e montar a Análise SWOT. É possível, para priorizar, definir um número máximo de itens a serem avaliados em cada fator. Como sugestão de boa prática, o número mais indicado é analisar o máximo de 5 itens para cada um dos fatores. Mais do que isso pode deixar o gestor perdido e confundir mais do que ajudar.

Quais as melhores maneiras de identificar os elementos?

Assim como não existe um processo na hora de fazer a Análise SWOT, também não existe um jeito certo de identificar cada um dos elementos que serão considerados na hora de elencar os itens. Mesmo assim, o gestor pode seguir alguns passos:

1. Etapa 1 -> Diagnóstico Empresarial

O Diagnóstico Empresarial é uma ferramenta de gestão muito popularizada por consultores. É basicamente um grande questionário de avaliação de boas práticas de gestão, onde o gestor pode analisar área a área do negócio. Ao fim do Diagnóstico é possível saber quais áreas são as mais fortes do negócio e quais as que tem mais problemas a serem resolvidos.

Com base no Diagnóstico é possível descobrir, dentro da própria empresa, os principais processos e práticas de gestão que podem ser consideradas diferenciais e Forças do negócio, além de entender onde estão os principais gargalos e Fraquezas da empresa.

     2. Etapa 2 -> Pesquisas

Existem algumas pesquisas dentro da Administração de Empresas que podem ser utilizadas para gerar insumos para a Análise SWOT. São elas:

• Pesquisa de Clima Organizacional: É uma pesquisa onde os próprios funcionários avaliam a empresa definem pontuações para diversos aspectos organizacionais, como ambiente de trabalho e cultura organizacional. Ao fazer uma Pesquisa de Clima, o gestor consegue descobrir se os funcionários da empresa estão satisfeitos e, mais do que isso, consegue visualizar se existe ou não problemas de Recursos Humanos.

• Pesquisa de Satisfação de Clientes: Não existe nada melhor do que verificar, direto na fonte, se o seu produto ou serviço é feito com qualidade. Por isso é importante sempre fazer pesquisas de satisfação e pegar esses feedbacks com clientes.

• Pesquisas de Mercado: Diferente das duas anteriores, essa tem um certo custo para ser feita, mas dará insights sobre o mercado em que a empresa atua. No caso, é uma pesquisa feita diretamente com o público alvo, com perguntas relevantes ao negócio e ao mercado, visando alinhar expectativas do que o mercado espera e o que a empresa tem a oferecer.

     3. Etapa 3 -> Análise PEST

Mais uma análise com uma sigla diferente. PEST é a sigla para Político, Econômico, Social e Tecnológico e nada mais é do que uma análise de fatores macroeconômicos que podem afetar uma empresa. Para isso é feita uma análise de fatores que podem afetar o negócio com base nessas 4 perspectivas.

• Político: Nesse aspecto é necessário considerar todo o cenário político e como as decisões do Governo, em qualquer esfera, podem afetar o negócio. Criações de novas leis trabalhistas, novas políticas fiscais ou crises políticas, tudo deve ser analisado e considerado ou não como insumo para verificar se afeta a empresa.

• Econômico: Aqui deve-se considerar tanto o crescimento econômico dos países que a empresa atua quanto as principais taxas que podem afetar o negócio, como taxa de juros, taxa de câmbio e inflação.

• Social: Mudanças no estilo de vida e com impacto social são levadas em conta nesse aspecto. Novos hábitos de consumo, discussões sobre gerações (X, Y, Z, Millennials) e seus diferentes tipos de comportamento além de mudanças demográficas, tudo isso é passível de análise.

• Tecnológico: Fatores Tecnológicos são aqueles que representam mudanças na tecnologia que podem afetar a empresa, seja em P&D, ou na hora de automatizar um processo, lembrando sempre que é importante verificar se alguma evolução tecnológica pode ser utilizada ou desenvolvida pela concorrência.

     4. Etapa 4 -> Brainstorm

Após pegar todos os insumos com análises e pesquisas mais detalhadas, também é importante juntar uma equipe com funcionários da empresa, gestores, analistas e diretores, e fazer um brainstorm onde todos podem dar sugestões de itens para cada um dos aspectos da Análise SWOT.

Outra dica importante nessa etapa é que, quanto mais o gestor tiver de insumos para ajudar a equipe a ter ideias, melhor. No caso, é importante levantar dados históricos da empresa, seja pegando planilhas antigas, exportando e analisando dados do sistema ou até anotações em cadernos. Tudo é válido na hora de pegar insumos para o brainstorm.

A visão dos funcionários é extremamente importante nesse caso, já que mostra ao gestor com a visão da operação o que pode se tornar uma força ou fraqueza dentro da empresa. O único trabalho a mais do brainstorm é, ao final da sessão, o gestor ter que filtrar o que serve como insumo para a Análise SWOT e o que não serve.

Existem algumas regras na hora de fazer uma sessão de brainstorm e é importante o gestor respeitá-las para tirar melhor proveito da técnica.

No que a aplicação deste processo pode ajudar sua empresa?

Se o gestor tivesse um kit de ferramentas que ele carregasse para todos os cantos, com toda certeza a Análise SWOT estaria dentro desse kit. É uma ferramenta simples de fazer e que, ao ser utilizada, pode ajudar a resolver a maioria dos problemas, dando um direcionamento para isso.

Ter um processo de sempre fazer uma Análise SWOT do negócio, ajuda a:

• Identificar problemas e resolvê-los antes de se tornarem uma bomba.
• Identificar oportunidades que poderiam passar despercebidas caso o gestor não estivesse atento
• Ajuda a fazer uma reflexão sobre aspectos da empresa que o gestor nem sempre tem tempo de fazer
• Antecipa possíveis ameaças e ajuda a preparar planos de contingência no caso de ameaças externas muito intensas

Como transformar a análise SWOT em ações e estratégias?

Muitas vezes não fica claro para o gestor como ele pode utilizar os insumos da SWOT para traçar planos de ação, mas de nada adianta fazer uma Análise SWOT impecável se não botar a mesma em prática, definindo estratégias e executando-as. Planejamento é importante, mas sem execução não serve para nada.

Existem algumas formas de olhar para a Análise SWOT e traçar Plano de Ação, como, por exemplo:

• O gestor pode fazer cruzamento entre as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças e ver se algum dos itens pode ajudar a potencializar os resultados ou diminuir o impacto de possíveis problemas na empresa. Esse método é chamado de SWOT Cruzada.
• É possível traçar um plano de ação para aproveitar cada item, no cada de forças e oportunidades, e se proteger de problemas, no caso de fraquezas e ameaças. Fazer essa análise, item a item, pode ser trabalhosa mas terá como resultado um grande número de planos de ação.
• Assim como na etapa anterior, o Brainstorm também pode ser utilizado para um exame minucioso da equipe que, baseado nos insumos da Análise SWOT pronta, poderá definir planos de ação.

Por último, uma dica de ouro: fazer uma Análise SWOT pode ser algo complicado se você não mantém os registros etapa a etapa. Nesse caso, indicamos a Planilha de Análise SWOT da LUZ que, além de manter todo o processo de confecção da Análise SWOT registrado, também possui algumas facilidades, como o rankeamento automático dos fatores e uma aba exclusiva para fazer a SWOT Cruzada.

* Este post foi escrito pelos nossos parceiros da LUZ Planilhas. Precisa de ajuda para gerir o seu negócio? A Luz fornece as ferramentas essenciais para fazer o seu negócio decolar. São mais de 50 planilhas prontas para uso divididas em várias áreas de Gestão como Finanças, Estratégia, Marketing, Vendas, Operações e RH.