Diferentemente do que algumas pessoas acreditam, realizar o planejamento estratégico e de orçamento não é um luxo reservado apenas às grandes organizações e, sim, uma necessidade, independentemente do tamanho ou setor de atuação da empresa. O elevado nível de competividade imposto pelo mercado exige das empresas cada vez mais o aprimoramento de seus processos de planejamento, análise e controle, tendo em vista a necessidade de tomada de decisões rápidas e de melhor qualidade, que lhe assegurem o atendimento de seus objetivos de continuidade, expansão e lucratividade.

E não há como realizar um bom planejamento estratégico sem alinhar as metas e objetivos ao orçamento empresarial, que é uma importante ferramenta, não só de planejamento, mas eficiente também para controle das operações da empresa no decorrer do período planejado.

Costumamos dizer que o orçamento empresarial é a tradução do planejamento estratégico em números e que com ele é possível estabelecer metas da forma mais precisa possível, estimando como se espera que transcorram os negócios da empresa e proporcionando uma visão bem aproximada da situação futura.

Horizonte do Planejamento e Orçamento

O mais comum é encontrarmos o planejamento estratégico criado para um prazo de um a três anos, e orçamento pensado de forma anual. Mas este horizonte pode chegar até a algumas décadas, como é o caso de empresas que atuam com grandes investimentos para recuperação em um longo período de tempo, como é caso das concessões (pedágios, portos, aeroportos etc.) e empresas de exploração (petróleo, sal, mineração etc.).

Já no caso de empresas com negócios mais voláteis (como em setores ligados à moda ou inovação), é comum que o orçamento empresarial seja realizado e revisado semestralmente e, em alguns casos, até trimestralmente.

É por meio do planejamento, traduzido em números no orçamento, que se estabelece metas com a equipe, dando assim uma visão clara de onde a empresa pretende chegar dentro daquele período de tempo.

Por que realizar o Planejamento e Orçamento?

A prática do orçamento empresarial é uma das técnicas administrativas mais utilizadas pelas grandes instituições empresariais, nacionais e multinacionais. Ele tem se tornado cada vez mais presente na administração de empresas de pequeno e médio porte, sendo utilizado até mesmo em microempresas.

Sem a realização do orçamento de médio e longo prazo, trabalha-se pensando somente no mês (faturamento). Com isso, não é muito raro as equipes de gerentes e supervisores não conhecerem os objetivos e as metas da empresa. Isso leva a um desalinhamento estratégico, onde cada um faz o que “entende como melhor para empresa”. Desta forma, acabam não contribuindo para que organização alcance seus objetivos estratégicos.

Isto ocorre ainda mais em pequenas e médias empresas, que por imaginarem que isso não faz parte da sua realidade, têm relutado em utilizar o orçamento empresarial como forma de gerir e prever resultados futuros. Nestas empresas, pela sua estrutura organizacional e pela forma como são dirigidas, acabam ficando muito vulneráveis às mudanças do ambiente. Por isso, precisam desenvolver ferramentas de planejamento que possibilitem agilizar as decisões.

Composição do Orçamento Empresarial

O orçamento de uma empresa geralmente é composto por:

• Orçamento ou projeção de vendas: quanto a empresa espera faturar com cada um de seus produtos e em cada um de seus canais de vendas;
• Deduções de vendas e despesas variáveis fretes, comissões, impostos, etc. que serão pagos sobre o faturamento;
• Custos da produção: gastos com matéria-prima e mão-de-obra para fabricação dos produtos comercializados
• Recursos Humanos: gastos com as pessoas envolvidas nos processos da empresa, desde as áreas produtos até a administração;
• Orçamento de gastos fixos ou gastos administrativos: envolve aqui todos os gastos necessários para a empresa operar, como compra de materiais, alugueis, taxas etc.;
• Investimentos: para que a empresa possa crescer, é necessário que ela invista em máquinas, equipamentos e nas pessoas que fazem parte de sua estrutura;

Saídas do Orçamento Empresarial

Com as informações disponíveis é possível a geração dos três relatórios considerados essenciais para a gestão de qualquer empresa:

• DRE – Demonstrativo de Resultados do Exercício: demonstra de forma clara e objetivo os ganhos e despesas, bem como o lucro ou prejuízo de cada período;
• BP – Balanço Patrimonial: este relatório é importantíssimo para que a empresa saiba se está crescendo seu valor, seu patrimônio, mês a mês;
• DFC – Demonstrativo de Fluxo de Caixa: e não menos importante, o fluxo de caixa mostra cada entrada e saída de dinheiro e é essencial a gestão de qualquer empresa.

Mas cuidado! Não basta apenas planejar!

Mas não basta apenas realizar o planejamento estratégico e o orçamento empresarial e depois abandoná-lo em uma “gaveta”.

É necessário realizar o seu acompanhamento mensalmente. Ou seja, comparando o que foi previsto com o realmente está sendo realizado. Também é preciso corrigir e redirecionar as ações a fim de assegurar o atingimento das metas e objetivos estratégicos definidos.

Além disto, os ganhos de motivação e envolvimento da equipe são fantásticos. Uma vez tendo participado da confecção do orçamento, todos passam a conhecer as metas e os objetivos da empresa, no mínimo para um ano. Com isso, passarão a buscar de forma sinérgica bater suas metas individuais e setoriais, para que a empresa possa atingir suas metas globais.

Sobre o autor

Este artigo foi escrito pelo pessoal do Treasy.

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