Você sabia que a partir de 1º de julho de 2018 o eSocial será obrigatório para todas as empresas? Talvez ainda nunca tenha parado para entender com mais detalhes o que é eSocial e no que consiste. Preparamos um artigo com todas as informações para esclarecer todos os pontos e no que impacta na sua empresa.

Mas o que é eSocial?

O eSocial é o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas. É um projeto do governo federal criado por meio do decreto 8.373 de 11 de dezembro de 2014. Trata-se de um sistema do governo que unificará o envio das informações de seus empregados e estagiários.

É uma ferramenta para consolidar as obrigações acessórias da área trabalhista de uma empresa em uma única entrega. Ele está sendo desenvolvido pelo governo federal e será obrigatório para todas as empresas do país. A obrigatoriedade passa a valer a partir de 1º de julho de 2018.

O cronograma disponibilizado previa a sua implantação em duas etapas, que são:

• A partir de 1º de janeiro de 2018: para as empresas cujo faturamento apurado no ano de 2016 tenha sido superior a R$ 78 milhões
• A partir de 1º de julho de 2018: para todos os demais empregadores

Qual o objetivo do eSocial?

Tem como objetivo uniformizar, centralizar as obrigações e combater a sonegação relativas aos empregados. Logo no cruzamento de dados, fiscalizado o cumprimento da legislação, envolvendo a Receita Federal, Ministério do Trabalho, Previdência Social e Caixa Econômica Federal.

Quais obrigações acessórias serão substituídas?

As obrigações substituídas serão: CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS), RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), CAT (Comunicado de Acidente de Trabalho), PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário), MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais) e Livro de registro. A substituição de atendimento destas obrigações é estabelecida mediante a norma especificada pelo eSocial. Assim elas não serão mais exigidas pelo fisco.

Quais os benefícios do eSocial?

O sistema unificado vai garantir os direitos previdenciário e trabalhista dos empregados. Vai também simplificar e eliminar a duplicidade de informações prestadas aos órgãos públicos.

Vantagens para as empresas

Simplificar o processo, gerar ganho de produtividade, centralizar as informações e diminuir erros em cálculos, pois com o E-Social será apenas uma guia.

Com a plataforma poderá garantir segurança jurídica e principalmente em substituição de diversas obrigações por apenas uma operação que será padronizada. Com a medida de implantação do E-social ficará mais fácil a disponibilização aos órgãos envolvidos, assim evitando erro em informações dos empregados.

Vantagens para os empregados

Será garantir as informações trabalhistas e previdenciárias a maior transparência de seus contratos de trabalho, assim não há risco de perder informações com o passar do tempo.

Serão registradas todas as informações como pagamentos, funções desempenhadas, tipos de riscos, afastamentos, entre outros.

Como o eSocial vai funcionar?

O empregador poderá acessar o www.esocial.gov.br para enviar os dados de seus empregados ou até mesmo usando o seu sistema de folha, sendo que muitos já estão com atualizações voltados ao eSocial.

Prazo para informações de folha de pagamento

Com o eSocial a lei atual não é alterada. Sendo assim, os envios dos dados deverão obedecer o prazo determinado na legislação, que é até o dia 7 do mês subsequente. Caso a empresa não cumpra com esse prazo, poderá haver penalidade com multas a partir de R$ 1.812,87.

Uso do certificado para o eSocial

A aquisição do certificado digital é o primeiro passo no processo de adequação das empresas ao atendimento da exigência do eSocial. Na prática, ao assinar digitalmente as informações relativas às obrigações acessórias, a empresa encaminha aos órgãos fiscalizadores um arquivo que será transformado em um documento eletrônico.

O acesso ao sistema do eSocial e a transmissão apenas serão possíveis por meio do uso de um certificado digital. A empresa que deixar de enviar as informações no prazo fixado em lei ou que encaminhar os arquivos com erros ou omissões ficará sujeita às devidas penalidades legais.

As novas obrigatoriedades valem para empresas que se enquadram no Simples Nacional com mais de três funcionários, mas a Conube aconselha que qualquer empresa que possua empregados tenha o certificado digital, pois é muito importante para a emissão de documentos referente ao fundo de garantia e até mesmo para realizar pesquisas de valores em aberto referente ao FGTS.

Quais as penalidades?

Veja algumas penalidades por falta de entrega ou atraso:

Férias

A comunicação ao departamento pessoal e ao empregado deverá ocorrer com 30 dias de antecedência de sua saída de férias. A não comunicação de férias dos empregados poderá gerar multa de R$ 170,00.

FGTS

Para as empresas que não efetuarem o depósito ou efetuarem depois da notificação poderão receber multas de R$ 10,64 a R$ 106,41 por empregado.

Admissão

A informação de admissão do empregado deverá ser informada com um dia antes do empregado iniciar as suas atividades, caso não informe dentro do prazo a empresa poderá arcar com a penalidade prevista o artigo 47 da CLT, podendo gerar multas de R$ 3.000,00 a R$ 6.000,00 em caso de reincidência e de R$ 800,00 por cada empregado não registrado, esse valor também se aplica por falta de registro na Carteira de Trabalho.

Alterações de contrato ou cadastro

Com a implantação do eSocial todas as informações dos empregados deverão estar atualizadas. Caso a empresa não cumpra, poderá ter como penalidade R$ 600,00 por empregado. Isso quando não forem informados os dados necessários para o seu registro ou falta de informação.

Comunicar Acidente de Trabalho (CAT)

O CAT deverá ser informado até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente ou imediatamente em caso de falecimento do colaborador. As possíveis multas para o atraso ou se deixar de comunicar o acidente podem variar entre o limite e o máximo de salário de contribuição.

Exames médicos

É preciso realizar o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) antes que o empregado faça suas atividades. Ou em alguns momentos específicos, como retorno ao trabalho, mudança de função, periódico e demissional. Conforme o artigo 201 da CLT prevê, o empregado que não gerar o exame a empresa está sujeita à multa. O valor será determinado pelo fiscal do trabalho e pode variar de R$ 402,53 a R$ 4.025,33.

Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)

É um documento que nele estão as informações de que empregados ficarão expostos como agente físico, biológico e químicos. Dependendo dos ricos o empregado poderá ter direito a aposentadoria especial. O valor poderá ser avaliado pelo fiscal do trabalho.

Afastamento

Quando o empregado se afastar das suas atividades por motivo de acidente, doença ou licença deve ser comunicado imediatamente. Isso porque a empresa poderá ter uma multa estipulada pelo fiscal do Ministério do Trabalho.

Disponibilizamos apenas as penalidades mais relevantes e que podem ocorrer com mais frequência. Lembrando que os valores poderão ser alterados conforme a disponibilidade dos órgãos.

O que achou? Entendeu o que é eSocial e como ele pode impactar a sua empresa?