Mensalmente empresas possuem despesas com: funcionários, aluguel, impostos, fornecedores de material, prestadores de serviço, comissão de vendedores, entre outros. O pagamento de contas deve ser realizado, já que essas são as obrigações que a empresa assumiu. Mas a dúvida é: como organizar minhas contas a pagar otimizando tempo e economizando dinheiro?

O processo de contas a pagar é uma operação gerencial que toma tempo, gera custos operacionais e tarifas bancárias. As empresas gastam horas mensalmente só cuidando do contas a pagar. É importante saber que as empresas (talvez a sua também) hoje já podem contar com diversas plataformas online para ajudar nestes processos e com essa dúvida de como organizar minhas contas a pagar. São as plataformas de tecnologia financeira, ou simplesmente fintechs, como são mais conhecidas. Elas podem auxiliar as empresas a terem uma gestão mais organizada e principalmente reduzir custos operacionais e os gastos com taxas bancárias.

Veja 3 formas de como organizar minhas contas a pagar

Você pode pagar suas contas através de boletos bancários, importação de arquivos – banco como aliado – e por transferências bancárias. Todas as formas têm vantagens e desvantagens. Entenda um pouco mais sobre cada uma delas.

Boletos Bancários

Basicamente, o boleto é um título de cobrança. Ele pode ser pago em qualquer instituição ou estabelecimento conveniado, até a data de vencimento indicada.

Alguns boletos já vêm com orientações permitindo o pagamento mesmo após a data de vencimento, indicando acréscimos, como juros, multas e outras condições. Já houve um momento em que boletos só podiam ser pagos em agências bancárias. Hoje, com o avanço da tecnologia, esse pagamento pode ser efetuado em casas lotéricas, em postos dos Correios, em caixas eletrônicos e até mesmo por meio da internet ou do seu celular.

Mas fique atento! Mesmo sendo uma das formas mais utilizadas para pagamentos, o boleto apresenta algumas desvantagens. Separamos aqui os principais pontos de atenção:

• Tempo de compensação: Sempre que sua empresa paga um boleto é necessário aguardar alguns dias úteis para que o boleto seja compensado junto ao banco emissor.

• Fraude: Outro grande problema do uso de boletos é vulnerabilidade desse tipo de pagamento. O boleto bancário pode ser fraudado de diversas maneiras e na maioria delas é difícil a percepção dessa fraude. É bem comum ocorrerem casos em que a empresa paga o boleto e, dias mais tarde, recebe aviso de protesto por falta de pagamento. Nesse momento já pode ser tarde. Sua empresa pagou um boleto fraudado!

Importação de Arquivos

O banco pode ser seu aliado! Hoje, os bancos já facilitam as operações de pagamentos utilizando importação de arquivos, os chamados arquivos de remessa. Basicamente você precisa que seu sistema gere um arquivo no formato específico que cada banco solicita, em geral CNAB 240 ou 400 no padrão FEBRABAN, e importar em um sistema, que o gerente da sua conta disponibilizará para sua empresa – essa liberação só ocorre depois de uma prévia avaliação do banco sobre a sua empresa, podendo haver custos com esse tipo de operação.

Quem é a FEBRABAN?

Federação Brasileira de Bancos, é uma associação sem fins lucrativos que tem como compromisso fortalecer o sistema financeiro brasileiro e sua relação com a sociedade, focada em contribuir para o correto desenvolvimento econômico, social e sustentável do Brasil.

O que é CNAB?

CNAB significa Centro Nacional de Automação Bancária. Clientes e bancos mantêm uma interface de comunicação de informações por meio de arquivos digitais. A FEBRABAN, associação responsável por normatização do sistema, é responsável por determinar o formato do arquivo. Contudo, podem ocorrer variações de acordo com as peculiaridades de cada banco.

O que é o CNAB 400?

É um formato de arquivo que possui menor quantidade de informações, que para cada registro são limitadas apenas 400 posições. Este formato de arquivo faz transações de carteira de cobrança simples e garantida, não sendo permitido o serviço de banco correspondente.

O que é o CNAB 240?

É um formato de arquivo que permite maior número de informações configuradas em 4 segmentos de 240 posições para cada um dos títulos dentro desse mesmo arquivo. Este formato permite carteiras de cobrança simples e garantidas, além da utilização do serviço de banco correspondente, postagem de títulos pelo Correios, serviço de Protesto e de Custódia de Cheques e o serviço de agendamento para pagamento de título e pagamento de contas.

Havendo a liberação, o procedimento de uso se dá por meio do envio de arquivo de remessa. Feito o envio com sucesso, o sistema bancário pode demorar até dois dias úteis para retornar os comprovantes das transações. Parece ainda um pouco burocrático, mas para empresas com processo de aprovação e grandes volumes de contas a pagar, pode funcionar bem.

Transferências – TEDs e DOCs

TED – Transferência Eletrônica Disponível – e DOC – Documento de Crédito – são as duas modalidades de transferências entre bancos disponíveis no sistema bancário brasileiro. As duas operações realizam o mesmo serviço. A diferença é o prazo para compensação. O TED, se feito dentro do prazo estabelecido por seu banco, tem sua compensação em até 30 minutos. Já o DOC tem por padrão a compensação até 1 dia útil.

Existem algumas vantagens de se utilizar transferências entre bancos como forma de pagamento. As principais são: praticidade, tempo para compensação e a segurança da operação. Para fazer um TED ou DOC, você precisa informar os dados bancários do seu favorecido. Nome completo e/ou razão social e CPF ou CNPJ. Se algum desses dados não for correto, o banco fará a devolução da sua transferência.

A grande desvantagem de usar esse meio como pagamento é o alto custo de taxas. Isso caso sua empresa não tenha bom relacionamento com seu banco. Em geral, os bancos públicos e privados cobram de R$8,00 a R$18,00 por transferência que você realiza no seu internet banking. Se você fizer um TED ou DOC com dados errados sua empresa acaba pagando pela transferência que voltou e pela transferência com dados corretos.

No fim do mês, algumas empresas que precisam pagar seus fornecedores, pagar comissão a seus vendedores ou até mesmo pagar sua folha, podem estar perdendo dinheiro, muito dinheiro, apenas com essas taxas de TED e DOC.

Dica para economizar

E por que eu preciso saber como organizar minhas contas? Bom, quando você consegue otimizar a rotina de pagamentos da sua empresa, é possível gerar grande economia de custos operacionais, de taxas bancárias e evitar fraudes. O grande ladrão, por onde mais escapa dinheiro da sua empresa, não são as grandes despesas, mas, sim, aquelas que você quase não percebe e acontecem repetidas vezes.

E então, aprendeu mais sobre o contas a pagar e como organizar minhas contas com eficiência? Deixe seus comentários!

* Este post foi escrito por Guilherme Verdasca, sócio fundador da Transfeera, uma plataforma online que gera economia de tempo e dinheiro ao se fazer TEDs e DOCs. Usando a Transfeera você paga no máximo R$ 3,50 por transferência realizada com sucesso.