Contabilidade Online nada mais é do que uma maneira mais simples e prática de se fazer a gestão contábil, fiscal e financeira das empresas. Consiste em realizar a contabilidade completa, com tudo que um escritório físico faz, porém de forma online, tudo através da internet e com as ações e processos organizados através de uma plataforma, o que também podemos chamar de contabilidade digital.
Assim como vem acontecendo com outras áreas e serviços, a tecnologia vem transformando o mercado da contabilidade nos últimos anos. Esse movimento começou no início da última década, com o surgimento dos primeiros escritórios de contabilidade online. Isso transformou a maneira com que as empresas lidam com suas rotinas.
O fenômeno é muito simples: Da mesma forma que mudou a forma como se pede comida, como se ouve música, como se pega um táxi ou se escolhe um filme para assistir, era uma questão de tempo até que a transformação digital invadisse também a maneira como se faz contabilidade. Consequentemente, começou a surgir essa expansão do mercado. Isso despertou interesse nas pessoas, que começaram a querer entender, de fato, o que é contabilidade online.
Os consumidores são digitais e querem interação, querem respostas e tudo para ontem! O desafio está em oferecer experiências envolventes, apaixonantes e sinceras.
Em outras palavras, eles já sabem avaliar a usabilidade, a comunicação e toda a experiência que terão com o produto antes de fechar negócio. Sem contar que pesquisam entre as opções que existem no mercado. Além disso, hoje em dia, os consumidores são mais conectados e abertos a inovações e, mais do que isso, estão buscando novas experiências. Portanto, a contabilidade online também deve atender a essas necessidades de mudança.
Transformação na contabilidade: do tradicional ao digital
Com o incremento da tecnologia em todos os mercados, começou a ficar evidente que a gestão contábil e fiscal das empresas poderia ser otimizada. Porque os empreendedores perceberam que as rotinas que sempre envolveram uma grande quantidade de papéis poderiam ser realizadas de forma online, de maneira muito mais rápida, gerando uma grande economia de tempo e dinheiro para as empresas.
Diversas ferramentas, sistemas e softwares já podem realizar de forma automática muitas das tarefas que antes só poderiam ser realizadas manualmente, envolvendo um grande número de profissionais para executar um trabalho repetitivo. Já utilizando as facilidades que a contabilidade online proporciona, os contadores e especialistas no setor podem direcionar suas habilidades para atuar de forma mais consultiva, oferecendo soluções que realmente possam fazer a diferença no cenário contábil e fiscal da empresa.
A ideia é permitir que as organizações façam previsões precisas para uma abordagem mais inteligente à sua estratégia de negócios. Isso com uma ferramenta capaz de integrar todas as informações necessárias para administrar uma empresa. Dessa forma é possível entender a situação em que o cliente se encontra e entregar as informações do jeito e da forma que gostaria de vê-las, o ajudando a tomar decisões mais assertivas e mais rápidas. Deixar que o sistema faça a maior parte do trabalho tendo as tarefas contábeis, fiscais e financeiras automatizadas através de uma ferramenta inteligente e programada para atender cada empresa.
Para termos noção do que seria essa transformação digital na contabilidade, em um futuro breve, os empresários vão acessar uma plataforma online capaz de analisar minuciosamente os dados da empresa, trazendo informações relevantes para uma tomada de decisão. Como por exemplo:
Exemplo 1: Analisando a saúde financeira da empresa
A saúde financeira da sua empresa não está nada bem. Se continuar assim, o risco de quebrar é de 89% e isso pode acontecer até agosto de 2019. Veja algumas sugestões para evitar que isso aconteça:
- Você precisa aumentar o seu faturamento em 20 mil reais. Como? Na região onde sua empresa atua, existem aproximadamente 397 empresas que precisam dos seus serviços.
- Empresas com mesmo perfil que a sua consomem 20% menos energia.
- Você também pode reduzir a folha salarial em 10%.
Essa redução e o aumento no faturamento fará com que o risco de quebrar reduza para 25%.
Exemplo 2: Analisando o fluxo de caixa
Vejo que o seu faturamento cresceu! Agora que tem mais dinheiro disponível, poderia fazer um investimento de médio a longo prazo. Por exemplo:
Depósito inicial de R$ 5.000,00
Depósito mensal de R$ 300,00 por um período de 24 meses
Você irá investir no total R$ 12.200,00 e, se aplicado, renderá:
- Tesouro prefixado R$ 1.338,46
- CDB e LC: R$ 1.145,34
O uso da Inteligência Artificial irá ajudar os empreendedores a entenderem cada vez mais sobre a sua empresa. Além disso, com a contabilidade atuando em conjunto com essa evolução, será possível traçar um Raio-X completo das empresas e os contadores terão essa visão mais consultiva com o objetivo de propor mais resultados para os negócios dos seus clientes
Como funciona a contabilidade online?
A contabilidade online funciona da seguinte forma: é realizada a contabilidade completa das empresas, só que de forma digital, fazendo tudo pela internet. Isso acontece porque as atividades são executadas através de uma plataforma, na qual estão identificadas todas as tarefas da contabilidade e também se é necessário alguma ação do cliente para a conclusão de uma determinada atividade. Na plataforma também ficam arquivados todos os documentos e informações da empresa.
Os profissionais responsáveis por realizar a contabilidade, ou em muitos casos o próprio sistema da plataforma, já verificam as informações, relatórios e extratos daquele cliente. A partir dessas informações, já realizam periodicamente todas as ações necessárias para manter a empresa em dia com o governo. Algumas das atividades realizadas são:
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Apuração de tributos (municipais e federais);
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Entrega de obrigações acessórias (municipais e federais – CAGED, RAIS, DEFIS, DIPJ, GFIP, DASN, SPED Fiscal e Contábil, etc.);
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Orientação fiscal;
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Orientação com relação à parte trabalhista para folha de pagamento;
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Escrituração do livro caixa;
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Balanço anual;
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Classificação e escrituração da contabilidade de acordo com as normas e princípios contábeis vigentes.
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Geração de balanços e demonstrativo de resultado anuais (DRE);
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Emissão do diário e razão;
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Conciliação dos saldos contábeis.
Existem outros serviços que são realizados, mas em sua grande maioria é cobrado um valor a parte.
Como em toda transformação, a mudança neste mercado também trouxe um período de muitas dúvidas. Os empresários começaram a querer entender mais a fundo como funciona a tal contabilidade online. Muita gente ainda acredita que seja uma contabilidade parcial, que poderia exigir algum tipo de complemento, que não seria possível tirar dúvidas com ninguém, entre outras questões. Mas, como vimos, não é assim. Claro que cada escritório tem suas próprias características e formas de atuação. Mas, no geral, o que se pode afirmar é que a contabilidade online realiza a contabilidade completa das empresas, sem “poréns”.
Principais vantagens da contabilidade online
Claro que antes de optar por uma contabilidade online para sua empresa, é normal querer pesquisar e verificar se há aspectos positivos suficientes que justifiquem essa escolha. Então confira algumas das principais vantagens da contabilidade online:
1. Praticidade
Talvez essa palavra seja a que melhor representa um serviço de contabilidade online bem executado: praticidade. Basicamente, é o que buscam as pessoas que fizeram essa opção após entenderem o que ela oferece. O cliente poderá fazer uso da plataforma emitindo notas fiscais, acompanhando timeline de atividades e calendário para pagamento de impostos. A principal mudança é a desburocratização do dia a dia da empresa. Com dinamismo e simplicidade, o sistema faz todo o trabalho duro pelo cliente, que pode se dedicar a cuidar dos negócios.
2. Tudo em um só lugar
Como todas as informações da empresa estão anexadas na plataforma e as atividades da contabilidade e também ações do cliente também podem ser acompanhadas por lá, existe a grande vantagem de se poder fazer tudo em um só lugar. Com isso se ganha um bem muito precioso nos tempos atuais: tempo. Não há necessidade de correr atrás de documentações em papel e nem de ficar se preocupando com o contador. É a tecnologia agindo a serviço do conforto e da comodidade das pessoas.
3. Abertura de empresa rápida
Na maioria dos casos, os escritórios de contabilidade online também realizam a abertura da empresa. Isso é uma vantagem para aqueles que ainda não têm seu negócio formalizado. O processo para abertura de empresa é bem menos burocrático e pode ser feito de forma muito prática. O cliente é informado sobre cada passo e realiza praticamente todas as atividades de casa.
4. Notas Fiscais Eletrônicas
Outra grande vantagem que se abre através da utilização do sistema, é a possibilidade de emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NFS-e). Em muitos casos, é possível realizar a emissão através da própria plataforma. É um recurso que facilita muito a rotina das empresas, oferecendo mais agilidade e praticidade nos pagamentos e faturamentos. Tudo com total transparência, com todas as ações devidamente documentadas.
5. Consultoria tributária
Como os processos são automatizados, a equipe pode atuar de forma mais consultiva, oferecendo soluções que podem impactar financeiramente a rotina das empresas. Nesta ação, é possível que se consiga uma redução de impostos, por exemplo. Essa consultoria também é realizada no momento da abertura de empresa, para ajudar a identificar o melhor formato jurídico e tributário de acordo com o determinado perfil de empreendedor.
6. Acessibilidade
A facilidade de acesso é outra das vantagens dos escritórios de contabilidade online. O micro e pequeno empresário acompanha tudo o que acontece em sua empresa. Pode ser da internet de casa, do escritório, ou mesmo da rua, utilizando a conexão através de seu smartphone ou tablet. E tudo isso com certificação digital. Muitas vezes é preciso uma rapidez grande para consultar alguma informação e o sistema online permite que isso seja feito de qualquer lugar.
7. Atendimento personalizado
Esse é um dos receios de quem está decidindo entre optar ou não por uma contabilidade online. Alguns escritórios conseguem oferecer um atendimento humanizado e personalizado, de acordo com cada perfil de cliente. Tudo é feito de forma prática e rápida, através do chat ou e-mail. O cliente também tem à disposição um grande número de conteúdos que muitas vezes já irão sanar duas principais dúvidas.
Quais tipos de empresas a contabilidade online consegue atender?
Isso vai depender muito do escritório e dos serviços que ele está pronto para oferecer. Via de regra, uma contabilidade online pode atender todos os tipos de empresa, mas irá conseguir atender melhor empresas com atividades de prestação de serviços.
Normalmente empresas de comércio ou indústria exigem um nível maior de complexidade contábil e fiscal. Isso não inviabiliza o atendimento. Porém alguns escritórios optam por focar suas atividades em empresas de prestação de serviços para entregar um maior valor.
Alguns dos profissionais que mais buscam uma solução de contabilidade online são autônomos, desenvolvedores, consultores, arquitetos, engenheiros, profissionais da área da saúde, designers, jornalistas, freelancers, entre muitos outros prestadores de serviço.
Quanto custa a contabilidade online?
O preço da contabilidade online é outra dúvida comum. O valor vai variar de acordo com o escritório. Também vai mudar de acordo com o tipo e a complexidade do cliente. Mas dá para afirmar que custa bem menos que uma contabilidade física. Isso porque as automações realizadas pelo sistema permitem uma maior escalabilidade no atendimento e na execução das tarefas
Assim, é possível dar uma estimativa de que uma contabilidade online terá um custo médio entre R$ 70 e R$ 300, enquanto uma contabilidade física, normalmente começa a cobrar a partir de meio salário mínimo, o que hoje seria por volta de R$ 500. Como esse custo pode variar bastante, vale fazer uma consulta sobre quanto custa e tirar todas as dúvidas.
Contratar um escritório de contabilidade online
Agora que você já conhece como funciona uma contabilidade online e um pouco sobre a Conube, talvez esteja se perguntando como contratar esse tipo de serviço e o que considerar antes de tomar essa decisão.
Quem pensa que um contador é o profissional responsável apenas pelo imposto de renda, lançamentos fiscais de uma empresa e pela emissão dos impostos a pagar está muito enganado. A função de um contador vai muito além dessas atividades.
Os profissionais de contabilidade online estão aptos a administrar controles gerenciais e também sistemas de informações, podendo ser responsáveis pelos assuntos econômico-financeiros das empresas. Grandes corporações incorporam essa visão e têm contadores responsáveis por suas análises financeiras, auditorias internas e controladorias.
Com o escritório de contabilidade online, nada disso deve ser diferente. Então considere estudar essas questões e fazer sua escolha. Pode ser querendo abrir uma empresa ou ainda transferindo sua contabilidade.
