Alguma vez sua contabilidade já te pediu notas fiscais dessa ou daquela compra que você fez em nome da sua empresa naquele mês? Se ainda não aconteceu isso, é sinal que você fornece corretamente o material necessário e sabe o que é documentação suporte hábil das suas movimentações – ou então, muito provavelmente irão de pedir essas notas algum dia.

Se isso acontecer, não estranhe. A contabilidade precisa disso para deixar sua empresa em ordem. Mas, falando nisso, você sabe para que serve e o que é documentação suporte? Conhece sua importância dentro de uma empresa? Este artigo fará você entender melhor sobre o assunto e como se aplicar esse conceito da melhor maneira em sua gestão financeira.

Com a necessidade de se manter um maior controle sobre suas atividades, entende-se que todas as transações que afetam o patrimônio de uma empresa devem ser corretamente contabilizadas. Também temos que entender que cada lançamento efetuado deve ser comprovado pela devida documentação suporte relacionada a que se refere.

O que é documentação suporte?

Em termos conceituais, a expressão “documentação suporte” é definida pela NBC (Normas Brasileira de Contabilidade) pela Interpretação Técnica Geral (ITG) 2000 – Escrituração Contábil. Na teoria e no conceito, a definição da documentação suporte hábil já está atrelada com o âmbito contábil, bem como suportada pela legislação. Mas afinal, o que pode ou não ser considerado documento comprobatório para escrituração contábil?

Este documento tem como objetivo comprovar que o pagamento efetuado pela entidade são exatamente despesas da empresa. De acordo com Interpretação Técnica Geral (ITG) 2000 “Documentação hábil é aquela que comprova os fatos que originam lançamentos na escrituração da entidade e compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, de origem interna ou externa, que apoiam ou componham a escrituração. A documentação contábil é hábil quando revestida das características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na legislação, na técnica-contábil ou aceitas pelos ‘usos e costumes’”.

E se eu não comprovar minhas movimentações?

Tão importante quanto a escrituração contábil é a documentação suporte hábil nos fatos nela registrada. Quando uma entidade não comprova a sua movimentação com os respectivos documentos hábeis, automaticamente a contabilidade não pode lançar essas operações, já que não pode fazer isso sem os comprovantes comprobatórios. Assim, as operações são classificadas em uma conta contábil específica. Como exemplo, pode-se destacar o registro das despesas como “despesas indedutíveis”.

Operações não suportadas pelas documentações comprobatórias podem ser questionadas pelas autoridades tributárias e até gerar eventuais contingências, portanto é fundamental o devido suporte documental de toda e qualquer transação.

Comprovante de pagamento serve como documentação hábil?

Não. É comum os sócios pagarem pequenas despesas (refeições, combustíveis, entre outras) e entenderem que o simples comprovante da transação emitido pelas máquinas de cartões são suficientes para suportar esse gasto. Este documento é simplesmente uma comprovação que a entidade pagou uma despesa ou fez uma transação bancária.

No entanto, para ser considerada documentação suporte hábil, deverá ser suportada pela emissão de notas fiscais fiscais, cupons, recibos, contratos, etc. Isso depende da natureza de cada operação. Os documentos comprobatórios são fundamentais e indispensáveis nos registros que apoiam ou compõe a escrituração contábil.

Por exemplo: A entidade pagou uma conta de energia elétrica é só tem o comprovante de pagamento. Na hora de escriturarmos na contabilidade, vamos lançar em uma conta específica para pagamentos que não têm documentação hábil.

O que podemos utilizar como documentação suporte?

A seguir demonstraremos alguns exemplos de documentos que podem ser considerados documentação suporte. Claro que nem todos os tipos de documentos estão aqui mencionados. Mas os exemplos vão ajudar a entender. Vamos lá!

Notas Fiscais:

As Notas Fiscais comprovam a existência de diversas operações que justificam as entradas e saídas de recursos de uma entidade. Dentre essas operações, citamos os exemplos a seguir:

– Notas Fiscais de Serviços Prestados: A Nota Fiscal de Serviços Prestados é o documento emitido e armazenado eletronicamente em sistema próprio da Prefeitura do município onde a entidade reside, com o objetivo de registrar as operações relativas à prestação de serviços.

– Notas Fiscais de Serviços Tomados: Nota Fiscal Eletrônica de Serviços Tomados – NFTS, instituída pela Lei Nº 15.406, de 8 de julho de 2011, destina-se a declaração dos serviços tomados ou intermediados pelas pessoas jurídicas e pelos condomínios edilícios residenciais ou comerciais por ocasião da contratação de serviços

– Recibo (é o documento que comprova exatamente que a entidade fez um pagamento de despesas).

– Contratos (são documentos que comprovam operações que a entidade fez juntos a financeiras, ou alugou algum imóvel).

– Contas de consumo (Energia Elétrica, Água, Internet, Assinaturas)

– Conta de Água

– Cupom Fiscal (são compras que a entidade faz referente pequenas movimentações).

Benefícios do uso da correta documentação suporte

Agora que você já sabe para que serve e o que é documentação suporte, fique atento para não deixar de suportar as operações de sua empresa. Sempre que realizar uma compra, uma contratação de serviços, abastecer o veículo, utilizar o cartão de crédito corporativo ou até pessoal e pedir reembolso à empresa, lembre-se de solicitar o comprovante para que seja devidamente refletido nos registros contábeis de sua empresa.

Agindo assim você estará protegido de todo e qualquer possível questionamento das autoridades fiscais pertinentes, e terá transparência, credibilidade de fornecedores, clientes, funcionários e instituições financeiras, bem como maior controle das finanças e operações de sua empresa.

Não deixe que o sucesso criado ao longo do tempo seja abalado por problemas que você pode administrar. A dica é adotar o hábito de suportar todas as suas operações por comprovantes hábeis. Isso não custará nada e trará enormes benefícios.

E aí, entendeu o que é documentação suporte e sua importância para a contabilidade da empresa? Deixe seus comentários!