Você conhece as formas de Controles Internos das empresas? E o que é compliance? Já ouviu falar nesse termo? Se você está envolvido de alguma forma com o mundo do empreendedorismo e quer saber mais sobre esse assunto, este texto foi feito para você.

De cara, podemos dizer que os Controles Internos são fundamentais para que uma organização funcione bem e sem erros, baseando-se na padronização das ações, e garantindo a eficiência da empresa. Se você está no início de suas atividades, ou mesmo se já atua há algum tempo, é de extrema importância saber que as empresas de sucesso possuem características semelhantes para organizar seus negócios, tendo altos padrões de ações e culturas corporativas, que garantem o bom cumprimento de normas e processos.

Segundo uma pesquisa feita pelo IBGE, há mais de 3,6 milhões de empresas no Brasil. A maioria não se preocupa em aderir a uma forma de controle em sua empresa, afirmando ser desnecessário ou trabalhoso. Pesquisas feitas pela Amcham BH em 2017 apontam que 70,6% dos executivos afirmam possuir um programa claro de compliance, número este que aumentou muito em comparação a 2016. Assim, ter algum tipo de controle é mais do que fazer certo ou garantir um padrão de ações. É uma maneira de evitar fraudes e falhas por parte de qualquer um que faça parte da entidade. E é até mesmo auxiliar seus clientes de forma eficaz.

Se você chegou até aqui, significa que se interessou em conhecer os Controles Internos e mais sobre o que é Compliance. E este texto irá mostrar que possuir um tipo de controle faz toda a diferença em uma empresa.

Conceito de Controles Internos

Consiste na criação de procedimentos e padronização de ações de uma empresa, garantindo que todos realizem uma função da mesma forma, sem que haja dúvida ou erros. Com os Controles Internos, qualquer um da empresa consegue realizar todas as funções de forma eficaz, garantindo a eficiência, evitando que ocorram erros, fraudes e violações de normas.

O que é compliance e em que se baseia?

Entenda o que é compliance e como fazer controles internos

Resumidamente, compliance é um conjunto de leis e regulamentos internos e externos. Mas para entender melhor o que é compliance, é importante mencionar que esse termo vem do verbo “to comply”, ou seja, agir de acordo. Neste caso, se referindo a respeitar instruções e regras. Assim sendo, estar em “compliance” significa estar em conformidade com estes regulamentos. Primeiramente, para que se tenha uma forma eficaz de compliance e de controle internos, é necessário ter atenção com alguns componentes fundamentais:

Cultura: Responsabilidade e Supervisão; Políticas e Procedimentos.

Gestão: Auditoria e Monitoramento; Avaliação e Disciplina e Procedimentos de Ações Corretivas.

Melhoria Contínua: Educação, Treinamento e Comunicação Interna.

Incentivo, Aderência e Indicador: Norma, Processos, Pessoas e Sistemas.

Tais características das formas de compliance não servem apenas para garantir que haja uma cultura de conformidade. Servem também para evitar e identificar violação de normas e políticas existentes em uma empresa. Para que funcione de forma adequada, é fundamental que haja uma boa estrutura organizacional e até mesmo um comitê, tendo como foco garantir o funcionamento das ações estabelecidas.

De que forma podem ser realizados os Controles Internos?

Há várias formas de se realizar os Controles Internos, como a criação de procedimentos, planilhas de controle, formulários e treinamento. Essas ações ajudam os sócios e colaboradores a atuarem de forma mais eficaz, tendo um passo a passo ou um gráfico que ajude a medir o desempenho da empresa.

Procedimentos: Estes são classificados como forma de padronização das ações de uma empresa. Através de um passo a passo de tudo que deve ser feito, é garantida a eficiência na execução.

Planilhas de Controle: São aquelas utilizadas para controlar o desempenho da organização, fornecendo dados que auxiliam na supervisão das ações.

Formulários: São modelos que devem ser preenchidos com dados específicos, de acordo com cada pessoa. Isso facilita a compreensão de informações tornando mais prática a execução das funções.

Treinamento: Trata-se de um processo de educação profissional focada em melhorar o desempenho dos colaboradores de uma empresa.

Normas Reguladoras de Compliance e Controles Internos

Por conta dos diversos casos de fraudes ocorridos em grandes empresas internacionais e nacionais, foram criadas normas que regulamentam as práticas de compliance:

FCPA-EUA: A Foreign Corrupt Practices Act é uma lei federal americana, que visa impedir que qualquer quantia monetária seja paga a cargos governamentais com a intenção de ter vantagem e obter negócios. Além disso, exige que as empresas realizem seus livros e registros de forma clara e possuam um sistema de controle interno que impeça que subornos sejam realizados.

OEA: O Operador Econômico Autorizado é um fórum governamental, que foi criado com o objetivo de manter ordem e paz nas entidades. Baseia-se na democracia, nos Direitos Humanos, segurança e o desenvolvimento.

OCDE: É a Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico. Uma organização que atua e ajuda na realidade das empresas, com o intuito de organizar definições, medidas e conceitos.

ONU – Global Pact: O Pacto Global foi desenvolvido com o intuito de ajudar as entidades fornecendo normas para um crescimento da cidadania baseando-se em lideranças corporativas inovadoras.

UK – Bribery Act: É uma lei do Reino Unido, que combate a corrupção internacional.

Lei Anticorrupção: A Lei 12.846 tem o objetivo de fixar o princípio de moralidade administrativa e evitar atos de corrupção. Garante que não apenas os diretores e colaboradores da empresa, mas a pessoa jurídica também passe por um processo de responsabilização civil por atos relacionados à corrupção.

Lei Sarbanes Oxley: A Lei SOX foi executada com a intenção de melhorar a governança corporativa e a prestação de contas, tendo como objetivo identificar, combater e prevenir erros e fraudes nas empresas.

Estas leis são aplicadas independentemente da forma de organização ou modelo societário adotado pela organização. É de extrema importância que as organizações as sigam.

Por que é necessário ter Controles Internos?

Depois de entender o que é compliance, é preciso perceber o valor em possuir controles internos. Desta forma, independentemente do tipo da empresa, os controles internos são fundamentais. As micro e pequenas empresas precisam ter formas de padronização de ações e controle do que acontece dentro da entidade. Com isso, é possível garantir o bom funcionamento, agregando valor ao negócio. Não é preciso ter um grande investimento em programas de compliance para que funcione de forma correta. Basta ter pessoas qualificadas para realizar a supervisão dos controles, como um setor responsável, sendo de responsabilidade da administração da empresa realizá-los de forma efetiva.

Os benefícios dos Controles Internos

O que são Controles Internos

Os Controles Internos e programas de compliance são essenciais em uma empresa, trazendo diversos benefícios. Veja alguns deles:

  • Aprimora a governança da empresa;
  • Aumento da credibilidade para com os investidores, fornecedores e clientes;
  • Ameniza riscos;
  • Evita fraudes;
  • Diminui custos;
  • Melhora a qualidade do serviço final;
  • Transmite os valores da empresa;
  • Fixa uma cultura organizacional;
  • Ajuda a cumprir as legalidades.

Qual a importância de ter um setor de Compliance?

Após entender o que é compliance, é fundamental entender a importância de desenvolver esse setor dentro da organização. Isso é essencial para assegurar que os controles internos estejam sendo aplicados de forma correta e efetiva. Através de um setor de compliance também é possível:

  • Averiguar se as normas e leis estão sendo cumpridas;
  • Analisar e garantir o cumprimento dos princípios éticos e normas de conduta;
  • Promover treinamento e avaliação de risco.

Como garantir que o sistema de Compliance funcione bem?

Para garantir o bom funcionamento dos processos de compliance é necessário ter uma evidenciação da distinção de cargos, nomear pessoas qualificadas para elaborar e fiscalizar as políticas internas da empresa, criando inicialmente um plano de ação, realizando um processo de criação de cultura organizacional para que possam repassar os conhecimentos. Estas pessoas possuem a função de fiscalizar a adequação e funcionamento dos Controles Internos. O objetivo é diminuir os riscos, espalhar a cultura da empresa e assegurar o cumprimento de leis e normas.

O que tem em um bom programa de compliance:

  • Procedimentos organizados e integrados;
  • Sistemas bem programados;
  • Capacitação dos profissionais;
  • Mensuração de riscos e instruções bem explicadas;
  • Treinamento contínuo.

Possuir algum tipo de padronização e fiscalização de ações é essencial em todos os tipos de empresas, inclusive para as micro e pequenas empresas. Isso porque sem estes procedimentos as empresas ficam sem uma orientação com relação ao rumo que estão seguindo. Também passa a não ter um controle sobre algum tipo de erro e fraude em sua organização. Sendo assim, os programas de compliance e os controles internos são fundamentais para o bom funcionamento de uma empresa. Eles garantem sua permanência no mercado e a segurança nas informações e processos transitados.

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