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10 dicas para organizar as finanças de um escritório de arquitetura

José Carlos R. JúniorJosé Carlos R. Júnior

Abrir um escritório de arquitetura é um grande passo, mas exige planejamento e muita organização. Nesse sentido, inclusive, as finanças precisam estar sempre em dia para que haja sempre controle sobre as necessidades e desempenho do negócio. Além disso, finanças organizadas favorecem a realização de investimentos e permitem o crescimento estruturado do negócio. Para obter esses benefícios, veja a seguir como organizar as finanças de um escritório de arquitetura!

As finanças de um escritório de arquitetura: 10 dicas!

Dicas para organizar finanças de um escritório de arquitetura

1. Defina objetivos financeiros

Sem objetivos o escritório de arquitetura dificilmente conseguirá ter um bom desempenho financeiro — até porque não haverá nenhum parâmetro para indicar se houve ou não sucesso em atingir determinado ponto.

Por isso, para organizar as finanças é preciso começar definindo objetivos. Estabeleça, por exemplo, objetivos relacionados à lucratividade, à redução de gastos e à realização de investimentos em geral. De preferência, divida os objetivos em partes menores, que são as metas. Isso os torna mais visíveis e fáceis de serem alcançados.

Essa definição servirá como guia para que você saiba quais ações devem ser especialmente tomadas em cada momento do escritório de arquitetura.

2. Controle suas dívidas

Assim como acontece na vida pessoal, o escritório deve receber mais do que gasta ou então todo o plano de organização de finanças vai por água baixo. Isso significa, portanto, que você precisa manter as dívidas sob controle.

Antes de gastar recursos do escritório, por exemplo, faça um mapeamento com todos os custos fixos e variáveis do negócio. Só então avalie se esse novo gasto é necessário e se é benéfico que ele faça parte das dívidas do seu negócio.

O ideal é que seu escritório tenha o mínimo possível de dívidas pendentes e também que elas estejam no menor valor possível, de modo a maximizar o lucro.

3. Faça uma reserva para emergências

Imprevistos acontecem. O seu material para realizar projetos pode precisar de substituição às pressas, em um mês você pode não conseguir fechar com clientes ou uma determinada conta pode vir muito acima do que você esperava.

Sem preparo, todas essas situações podem ser praticamente catastróficas para o escritório e mesmo colocá-lo em risco. Para evitar que isso aconteça, faça uma reserva para emergências.

Além do capital de giro, tenha uma quantia separada para quando o negócio precisar em uma situação imprevista.

4. Dedique tempo para fazer seu planejamento financeiro

Tenha um mantra em sua vida: finanças organizadas são finanças planejadas. Quanto mais planejamento financeiro você tiver, portanto, melhor para essa parte.

É preciso sentar e conhecer profundamente as finanças de um escritório de arquitetura: a estrutura de gastos, como acontecem os recebimentos, resultados do fluxo de caixa, investimentos a serem realizados, taxas e impostos a serem pagos e assim por diante.

A partir disso, planeje como será feita a utilização de recursos por meio de um orçamento, por exemplo. Também vale a pena incluir os objetivos inicialmente definidos e estabelecer ferramentas de controle financeiro.

5. Separe o pessoal do profissional

Se você usar o dinheiro do escritório de arquitetura para pagar contas pessoais nunca terá uma visão clara de quais são, efetivamente, os custos do seu negócio. Da mesma forma, se usar o seu dinheiro no escritório corre o risco de ficar em dificuldades financeiras ou não conseguir avaliar qual é a situação do escritório.

Por isso, é fundamental separar pessoal do profissional. Tenha contas distintas, use os recursos de maneira adequada e se beneficie de mais organização no geral. Ao final, você notará que isso auxilia a sua análise de métricas e resultados como um todo.

6. Viva de acordo com o seu padrão de vida

O seu padrão de vida impacta diretamente as finanças de um escritório de arquitetura. Isso porque quanto mais elevado for o seu padrão, mais rentável e lucrativo seu negócio precisará ser e, provavelmente, menos vai restar para investimentos.

Querer ter um padrão de vida muito elevado com um escritório de resultados mais baixos é incompatível, ou seja, você precisará fazer um ajuste. Ao viver de acordo com o seu padrão de vida, o resultado é que você não gasta demais e, com isso, não termina prejudicando o seu escritório de certa maneira.

7. Não confunda investimentos com gastos

O gasto de um negócio envolve o pagamento feito de maneira pontual para adquirir um bem ou remunerar um serviço. Conta de luz, impostos e pagamentos para fornecedores são exemplos de gastos.

Já os investimentos são utilizações de recursos que oferecem um retorno em curto, médio ou longo prazo. Modernizar o atendimento do escritório ou automatizar o controle financeiro são exemplos de investimentos.

É muito importante, portanto, reconhecer as diferenças entre eles de modo a usar os seus recursos de maneira adequada — um aumento nos gastos dificilmente é benéfico, mas um aumento nos investimentos traz possibilidades de sucesso.

8. Invista no seu negócio de Arquitetura

O planejamento financeiro é muito importante

E por falar nisso, é relevante investir no negócio de arquitetura. Quanto mais você investe de maneira adequada, mais retorno acontece, de mais recursos o negócio passa a dispor e melhores serão os resultados de modo geral.

Para obter todos esses benefícios, entretanto, é muito importante se apoiar no planejamento financeiro para alocar os recursos da maneira correta e para ter um controle adequado.

9. Esteja preparado

Pode ser que o escritório de arquitetura inicie o ano dentro de um regime de tributação e, com o seu sucesso, termine o ano fiscal precisando mudar de regime. Da mesma forma, pode ser necessário cobrir gatos imprevistos ou uma ótima oportunidade de investimento pode surgir.

Essas e muitas outras são situações comuns de quem está no mercado e você deve estar preparado para todas elas. Fique de olho no desempenho do seu escritório, analise o mercado e continue buscando cada vez mais conhecimento para estar sempre preparado para cuidar das finanças.

10. Um contador pode te ajudar

Mesmo depois de seguir todos esses passos, garantir uma total organização das finanças de um escritório não é fácil. Há algumas questões, inclusive, que são especialmente técnicas e que vão precisar que você procure um profissional especializado — nesse caso, o contador.

Além de te ajudar com a regularização do negócio — como ao calcular os impostos corretamente — esse profissional ainda pode oferecer análises de desempenho e te ajudar na tomada de decisão.

Ao colocar essas dicas em prática, o resultado é que as finanças de um escritório de arquitetura ficarão em dia e passarão a ser mais robustas, de modo a favorecer o seu sucesso.

E aí, o que achou? Ficou com alguma dúvida? Deixe seu comentário abaixo ou entre em contato conosco!

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José Carlos R. Júnior é jornalista, redator e revisor de textos. Trazendo uma experiência de mais de 10 anos gerenciando editorias em diversas mídias online e impressas, é hoje o responsável pela gestão de conteúdos e de comunicação da Conube.

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