Para facilitar e manter a prestação de contas da sua empresa em dia, é necessário emitir uma nota fiscal sempre que um produto ou serviço for comercializado.

É um processo rápido e pode ser mais simples do que você imagina, além de ser essencial para não correr riscos de acusação de sonegação fiscal e manter seus impostos sempre em dia, correndo para longe dos problemas.

No post de hoje vamos explicar o que é NF-e e como emitir nota fiscal eletrônica através do portal da sua prefeitura. Aqui pegaremos o exemplo de São Paulo. Vamos lá?

Nota fiscal: o que é esse documento?

Dentre todos os documentos que fazem parte da composição de uma empresa, talvez a Nota Fiscal seja um dos mais importantes. Isso porque ela tem uma função de registro perante a Receita Federal e serve justamente para formalizar as operações de compra e venda de serviços ou produtos oferecidos pela empresa.

Não somente para notificar esse tipo de ação, ela ainda tem a função de auxiliar no recolhimento dos tributos envolvidos nas operações citadas acima, que podem ou não estar registradas no Simples Nacional, mas que precisam ter ISS e ICMS, por exemplo, recolhidos regularmente e de maneira correta perante a fiscalização.

De maneira geral, as empresas são obrigadas a emitir notas fiscais toda vez que exercerem suas atividades e prestarem serviços para seus clientes, independentemente de serem pessoas físicas ou jurídicas.

No entanto, existem algumas modalidades que não seguem essa regra tão à risca. É o caso do MEI, que só é obrigado a fazer a emissão da NF caso o consumidor solicite ou faça uma transação comercial com entidades privadas, como outras empresas ou ONG’s.

É sempre importante pensar que a não emissão de uma nota fiscal pode impactar gravemente a operação do seu negócio, já que acusações como sonegação fiscal são consideradas gravíssimas e passíveis de processo perante a Receita, além de colocarem em cheque a credibilidade e atuação da sua empresa no mercado. Se você não se mantiver atento a essas questões, pode acabar perdendo suas operações, então não corra riscos, ok?

Mantenha o registro das informações em dia, com o compromisso da verdade sempre presente, assim muita dor de cabeça fiscal e financeira será evitada.

Para que serve a Nota Fiscal?

Além de ser um documento comprobatório perante a lei, a nota fiscal serve para que você tenha a seu favor um ótimo instrumento para controle das suas vendas. Isso porque com os dados nela contidos, você pode checar exatamente o quanto pagou de tributos e o quando você faturou, já que todas essas informações são obrigatoriamente apresentadas no documento.

Ela serve como uma garantia para você, pois é utilizada como prova caso alguma questão de regularidade seja levantada. Esse tipo de situação ocorre geralmente em casos de auditorias da Receita e podem ser mais comuns do que se pensa.

Mas ela não é só boa para o empreendedor. O cliente também acaba por utilizar a nota fiscal como um comprovante e pode ser muito útil quando é necessário fazer a troca ou devolução de um produto, validar a garantia ou mesmo contestar algum serviço prestado.

Quais são os tipos de Notas Fiscais existentes?

Se engana quem acha que só existe um modelo de Nota Fiscal disponível para emissão e justamente por esse motivo é tão importante saber quais fazem sentido para o seu negócio e devem ser utilizadas por você.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é utilizada para registrar a venda de produtos por empreendimentos comerciais.

É através dela que o recolhimento do ICMS é garantido. Para quem não sabe, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) é o principal imposto cobrado no Brasil.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

Essa modalidade de nota fiscal (NFS-e) é destinada à prestação de serviços e deve ser emitida sempre que houver atividade realizada pela empresa.

Diferentemente da NF-e, o ISS é o imposto recolhido nessa nota. Ele é de competência municipal.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Por fim, chegamos a NFC-e ou Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, que tem como objetivo registrar as vendas de serviços ou produtos fornecidos aos clientes.

Sendo assim, sua presença é muito mais comum nos estabelecimentos varejistas e ela geralmente substitui o cupom fiscal, emitida na venda direta e atua como comprovante de venda.

Os modelos citados acima não são os únicos utilizados, mas acabam sendo os mais comuns no dia a dia do consumidor e do empreendedor. No entanto, isso não significa que sejam as únicas e que tenham sua mecânica de armazenamento iguais.

Hoje, além da nota fiscal com modelo pré-estabelecido, temos a nota tradicional, emitida em papel, guardada em pastas. Seus dados são preenchidos manualmente.

É um modelo defasado, pois, com o avanço da tecnologia e a política de preservação ambiental, a utilização de documentos físicos vem se extinguindo e o armazenamento tem se concentrado cada vez mais em computadores e em nuvem.

Modernização

A facilidade se concentra justamente na automação dos softwares que geram essas notas, desobrigando o preenchimento manual e formulando cada uma delas no molde correto.

Mas nem tudo são flores. Os estados e cidades brasileiros ainda estão se adaptando a modalidade eletrônica, por isso nem todos são adeptos dos softwares de emissão de nota fiscal. O ideal é contar com um bom contador ao seu lado para checar em que pé a legislação de cada localidade está tratando a questão e se você pode, ou não, adotar o método.

Claro que o objetivo é que, em breve, todos passem a utilizar a modalidade de notas eletrônicas. Isso porque, aliado a ideia de facilitação burocrática e preservação ambiental, tem também a modernização das obrigações fiscais. Se o lugar onde você atua já trabalha com as notas eletrônicas, comece a se adaptar. Esse é o futuro da contabilização de notas no nosso país e é muito bom.

Como emitir Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

O passo a passo para emitir notas de serviço é bem simples e composto por poucas etapas. Cada passo a passo depende do município onde a empresa está localizada. Acompanhe abaixo o exemplo da cidade de São Paulo.

Passo 1

Acessar o site da Prefeitura de sua cidade. No exemplo de São Paulo, você irá ver essa tela e deve clicar em “Acessar o sistema”:

Passo 2

Na página de acesso, se você tiver o Certificado Digital instalado, pode seguir desta forma. Ou acessar com seu CNPJ e senha da prefeitura.

Passo 3

Você será direcionado para essa página. Neste momento, acessar “Emissão de NFs”.

Passo 4

Preencher os campos e “Avançar” para concluir o preenchimento dos dados e a emissão.

Passo 5

Preencha as últimas informações e clique em “Emitir”

Importante frisar que para emitir qualquer nota de serviços eletrônica, você precisa estar devidamente cadastrado nos órgãos responsáveis do seu município e/ou estado e ter sua empresa registrada corretamente.

No caso da NFS-e, o cadastro na Prefeitura do município é obrigatório e pode ser feito digitalmente. Documentos referentes à empresa são sempre exigidos, então tenha em mãos o contrato social e os dados do responsável, como CPF ou RG.

Caso tudo tenha sido feito corretamente, você receberá uma senha e poderá fazer login no sistema de emissão de notas fiscais.

De maneira geral, o ideal é ter um Certificado Digital para facilitar a emissão da nota fiscal, garantir validade jurídica das NFs eletrônicas e conceder acesso a um contador de confiança num momento de abertura ou migração de empresa.

Para quem não sabe, Certificado Digital é um documento eletrônico validado, que funciona como uma assinatura digital. Ele garante segurança e autenticidade nas transações digitais. Um dos maiores benefícios da compra de um certificado é a utilização em diversos portais e sistemas, como a Receita Federal ou bancos.

Por fim, é importante ressaltar que empresas prestadoras de serviços não são obrigadas a utilizar o Certificado Digital para emitir NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) e podem usar somente a senha de acesso comum. O uso é obrigatório somente para emissão das NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).

* Entender o que são as NFs e como elas fazem diferença no dia a dia da sua empresa é essencial. Esperamos que tenha gostado do artigo de hoje e tenha aprendido como emitir Notas fiscais. Se precisar de ajuda, deixe um comentário ou entre em contato diretamente com nossos especialistas.