Para começar a entender o que é ativo intangível, imagine que você é empreendedor de uma startup de SaaS – empresas que desenvolvem softwares e comercializam o acesso, como a Microsoft, que antes vendia a licença de uso do Office e hoje vende a assinatura do Office 365. Quanto vale esse seu software, sua plataforma? Como mensurar e avaliar esse bem? O que levar em conta na hora de definir esses valores?

Mensalmente você recebe os relatórios contábeis com os resultados da empresa. Ao analisar o balanço (aquele relatório com Ativo e Passivo, sabe?), você nota um grupo de contas chamado Intangível. Sabe o que é registrado lá? Mais do que isso, sabe quais os benefícios dessa informação na contabilidade da sua empresa? E ainda, sabe o que é CAPEX e OPEX? Neste post, vamos destacar os principais pontos sobre este tema e fazer da norma contábil CPC 04, que trata sobre Ativo Intangível, uma conversa mais leve.

O que é Ativo Intangível?

Ativo intangível nada mais é do que um bem que a empresa possui, mas que não existe fisicamente. O mais famoso exemplo de ativo intangível (não se vê ou não se toca), é um software. Ele está registrado no grupo do “ativo não circulante”, dentro do ativo. Ele não existe fisicamente, mas é um bem que muitas empresas possuem.

Outros exemplos de ativos intangíveis são:

• Licenças
• Direitos autorais
• Carteira de clientes

Se não existe fisicamente é um Ativo Intangível?

Não necessariamente. Conforme o parágrafo 8 do CPC 04 (R1), “Ativo intangível é um ativo não monetário identificável sem substância física.” Ou seja, itens como saldo bancário e/ou aplicações financeiras, por exemplo, apesar de terem característica não física, não são registrados como ativos intangíveis, mas, sim, como um caixa e equivalentes de caixa.

Como reconhecer um Ativo Intangível?

A norma estabelece algumas regras para reconhecimento sobre o que é Ativo Intangível. Vamos a elas:

1º Identificável – Isso quer dizer que o bem permite separá-lo da figura da entidade, ou seja, que possa ser vendido, transferido, licenciado ou alugado como um bem à parte. É preciso também que o bem resulte de direitos contratuais ou direitos legais.

2º Controlável – É preciso que o bem seja de utilização e benefícios econômicos exclusivos da empresa, sendo impossível que terceiros o utilizem sem prévia autorização. Via de regra, detém-se o controle por vias legais. Porém, é possível que esse controle se dê por outros meios sem que obrigatoriamente haja meios legais para tal.

3º Benefícios econômicos financeiros – Nesse ponto, o ativo intangível é igual a qualquer outro bem de posse da empresa. Espera-se que tudo que a empresa detenha controle, tenha como função principal atender às necessidades operacionais da empresa. Isso não significa dizer que um ativo intangível obrigatoriamente gere receita. Ele pode gerar benefícios econômicos por reduzir os custos, por exemplo.

Como apurar o valor de um Ativo Intangível?

Para fechar as características de reconhecimento sobre o que é ativo intangível, devemos observar o valor em que ele deve ser registrado. O ativo intangível, via de regra, deve ser registrado pelo seu custo, isto é, pelo valor que foi pago ou gasto por ele. Mas há alguns cuidados sobre definir custo de composição ou aquisição. Vamos ver:

1. Mão-de-obra

A mão-de-obra dos empregados utilizada nesse processo, deverá ser rateada de acordo com sua aplicação também. Como assim? Cada tarefa realizada ao longo do dia a dia de trabalho deve ser identificada. Exemplo: Quanto tempo o funcionário gastou em planejamento? E quanto gastou no desenvolvimento? E em correção de “bugs” e manutenção? Para saber ao certo, deve-se realizar a alocação de horas por atividade.

2. Participação dos sócios

Há casos em que os sócios da empresa também participam da construção do ativo. Se eles receberem remuneração da empresa, ela pode ser considerada na formação de custo desde que seja da natureza de “pró-labore”. Valores referentes a devolução de mútuo ou capital social, ou pagamentos de dividendos, não entram.

3. Terceiros e ferramentas

Contratou terceiros para programar sua plataforma? O valor pago a eles pode entrar na composição do custo, desde que seja referente à construção e não à manutenção. Ferramentas contratadas de terceiros que auxiliam na construção do ativo, se não for de controle e não puderem ser vendidos com a sua plataforma (porque não são de sua propriedade) não podem ser consideradas no custo do intangível. Exemplos: ferramentas de gestão de projetos, gestão de horas, gestão financeira, servidor na nuvem para hospedar e guiar a plataforma.

4. Construção x Melhorias

Uma plataforma tende a estar sempre em construção e melhorias. Mas ainda assim, ela pode estar em uso e já gerando renda para a empresa. Por isso é importante segregar construção de melhoria. Construção significa construído, feito. Enquanto melhoria está relacionada à correção de “bugs” (erros). A construção pode ser dividida em fases, mais comumente chamadas de versões. Cada versão pronta para uso passa do status de “em construção” para “ativo”.

Quando o intangível está no status “ativo”, pronto para uso, ele precisa estar vinculado a uma análise de amortização que representa por quanto tempo aquela versão será utilizada ou quando será substituída. Dessa forma, mês a mês, um pedacinho do custo será realocado ou baixado do grupo do ativo para o grupo de despesas (mesmo conceito de depreciar).

Há casos em que não se consegue avaliar a data da substituição. Quando isso ocorre (em poucos casos), anualmente no fechamento do balanço da empresa, será necessária uma análise sobre a continuidade das versões. Então não tem como escapar. Além de cuidar da formação do custo você precisará saber quando ele não mais será útil. E isso tudo você precisa passar para o seu contador. Ele utilizará nos registros contábeis da sua empresa.

Ativo Intangível na prática

Depois de falarmos sobre as principais regras, definições e aprendermos o que é Ativo Intangível e sobre como apurar seu valor, vamos agora a alguns casos práticos? Eles podem ajudar a entender melhor.

1. Posso classificar um ativo intangível mesmo que ele tenha características físicas em sua estrutura? Sim, desde que a parte intangível seja a mais relevante. Exemplo, pense em um documento de registro da patente de um produto criado pela companhia ou um disco que possua um software próprio desenvolvido por ela. Ambos possuem natureza física, mas a parte mais significativa é o seu conteúdo que tem natureza não física, isto é, é um ativo intangível. O sistema operacional, por exemplo, o pacote office, quando faz parte do hardware (o computador propriamente dito) será registrado como uma aquisição de computador, porque é um bem único que não pode ser separado.

2. Possuo um site e o valor desembolsado para pagamento do provedor de internet que hospeda meu site, será registrado no meu ativo intangível? Não. Esse gasto possui outra natureza, devendo ser identificado como uma despesa. Isso porque não é controlável e precisa de autorização para uso.

3. Contratei um servidor localizado na nuvem, posso considerá-lo um ativo intangível? Não. A utilização do servidor não confere posse do mesmo. Ele concede apenas a armazenagem de dados ficando condicionado ao pagamento de um valor para acessá-lo. Sendo assim, é classificado como uma despesa.

Algumas dicas/perguntas para ajudar na interpretação:

• É meu?
• Posso vendê-lo?
• Uso quando quero e sem autorização?

Se uma ou todas as respostas para as questões acima forem negativas, então não é um ativo intangível.

CAPEX e OPEX

Depois de entender o que é ativo intangível, vamos falar sobre esses dois “caras estranhos” aí. Espera aí, CAPEX e OPEX? Já ouviu falar disso alguma vez? Esses são mais dois termos contábeis pouco conhecidos, mas que é necessário entender bem. CAPEX são as iniciais de “Capital Expenditure”, que significa Investimentos em Bens de Capital. Ou, em bom português, aquilo que a empresa gasta com equipamentos e instalações, bem como no desenvolvimento de bens internamente (um software, por exemplo). Já o OPEX é a sigla de “Operational Expenditure”, que são Despesas Operacionais ou despesas da operação da empresa, como um aluguel, por exemplo.

Simulando um caso real:

Imagine que você é administrador de uma empresa que necessita de uma impressora multifuncional para as atividades do dia a dia. Você tem à sua frente duas opções: comprar uma que lhe fará ter um desembolso imediato e trará custos de manutenção (a gente sabe que elas costumam quebrar quando mais precisamos, né?) ou contratar uma empresa que forneça esse equipamento, na forma de aluguel, em conjunto com a manutenção? A compra representa o CAPEX (aquisição de um ativo). Já a terceirização e aluguel é o OPEX (despesa operacional).

CAPEX e OPEX na elaboração de um software

Voltando ao exemplo da empresa desenvolvedora de SaaS, podemos entender melhor o conceito de CAPEX e OPEX analisando um caso na prática.

Toda criação de um software passa por etapas que vão desde a pesquisa, o planejamento, passando pelo desenvolvimento até o funcionamento dele até as manutenções necessárias. A etapa de pesquisa, em que se estuda quais ferramentas serão utilizadas, avaliação de fornecedores e outras coisas necessárias, ainda não é considerada como pertencente ao ativo intangível, mas, sim, como despesa de pesquisa, ou seja, OPEX.

A seguir, inicia-se o processo de desenvolvimento, em que as ferramentas necessárias já estão disponíveis para a construção. Todo o valor gasto nesse processo, desde que seja exclusivamente de desenvolvimento, será registrado como ativo intangível (CAPEX). Após o início do funcionamento do software, todo gasto decorrente de manutenção ou treinamento será registrado como despesa (OPEX).

Ao desenvolver um ativo intangível, que cuidados devo tomar?

É fundamental que todo o processo de trabalho seja bem detalhado, mesmo que parte ou todo ele seja “outsourcing” (terceirizado). Isso tudo deve ser visto com um bom planejamento para se decidir qual opção escolher. Lembre-se: uma empresa com bom planejamento e organização está sempre um passo à frente na captação de investimentos.

Pergunte-se:

• Existe uma ferramenta no mercado que atenda minha necessidade?
• Caso minha empresa desenvolva esse projeto, quais os custos para realizá-lo?
• Qual oportunidade há de que ela traga benefícios econômicos?

E o que o Ativo Intangível representa, afinal?

Depois de todo esse textão, que resumo simples e enriquecedor podemos fazer para você? Bom, antes de pensar no conceito e na definição “o que é ativo intangível”, é importante pensar no seguinte: depois dos sócios-fundadores, a plataforma, seu sistema, seu software, é o segundo coração da sua empresa. É nela que devem bater todos os seus sonhos e sentimentos. Por isso ela tem valor e esse valor precisa estar registrado no balanço contábil da sua empresa, para assim ter seu valor demonstrado de forma efetiva. E acredite: essa informação é muito importante e relevante num processo de captação de investidor.

Ficaram dúvidas sobre o que é ativo intangível ou ainda não sabe como fazer isso? Fale com a gente! Um bom planejamento tributário pode te ajudar a tomar a melhor decisão sobre como cuidar dos ativos intangíveis da sua empresa.

Colaboraram para este artigo Anderson Feitosa e Taís Pinheiro:

* Anderson é CEO da Conube Contabilidade Online, Mestre e Graduado em Controladoria e Contabilidade pela FEA/USP, com mais de 15 anos de experiência na área contábil.

* Taís é sócia-fundadora da Conube, graduada em Ciências Contábeis com extensão em planejamento tributário pela PUC-SP, com 20 anos de atuação na área contábil.

E aí, aprendeu o que é Ativo Intangível? Entendeu o que considerar na hora de mensurar o valor da sua plataforma? Deixe seus comentários!