Quem tem uma empresa já sabe que elas possuem diversas obrigatoriedades. É importante estar ciente das responsabilidades do empresário desde o momento da abertura do negócio. Uma das obrigatoriedades de uma empresa é enviar para os órgãos públicos todas as informações sobre seu faturamento. Segundo a Lei N° 8.846, todo negócio precisa realizar esse registro, sendo a Nota Fiscal a maneira mais comum de formalizar esta receita.

Então, neste post vamos falar tudo sobre Nota Fiscal, para que serve, por que ela deve ser emitida, os erros em relação a esse assunto e as consequências de não se formalizar e documentar a receita da empresa. É sempre importante começarmos pela definição. Afinal, você sabe o que é Nota Fiscal?

O que é Nota Fiscal?

A Nota Fiscal (NF) é um documento oficial que registra as vendas da sua empresa. Sempre que você recebe algum pagamento, é preciso que você emita uma NF para o seu cliente. Pode acontecer dele não querer fornecer suas informações pessoais para a emissão. Nesse caso, a sua empresa ainda não fica isenta de registrar a venda, mas a NF deverá ser emitida sem essas as informações. Infelizmente essa opção ainda não está disponível em todo o território brasileiro. Se o seu município for um desses que ainda não aceitam, verifique outra opção diretamente com a prefeitura.

Por que isso é tão importante?

Com esse simples documento muitas coisas podem ser resolvidas. Por exemplo, é através da NF que o escritório que realiza a contabilidade da sua empresa poderá calcular os seus impostos, o financeiro pode fazer uma estimativa de faturamento e os responsáveis pelo estoque dos seus produtos podem organizar as entregas e a produção.

Além disso, a não emissão da nota fiscal pode acarretar sérios problemas para a sua empresa. Desde desorganização da gestão financeira, chegando até a configurar crime de sonegação fiscal. Mas falaremos de forma detalhada sobre estas consequências um pouco mais para frente neste post.

 Como funciona a emissão da nota fiscal?

A emissão da nota fiscal deve ser feita de acordo com a natureza do serviço que a sua empresa presta. Ao formalizar o seu negócio, você precisa definir os seus respectivos CNAEs. Essa é uma forma de classificar as atividades que sua empresa realiza. Quando você for emitir uma Nota Fiscal, a prefeitura pede para escolher o CNAE que melhor identifica o serviço prestado. Vale a pena lembrar que, mesmo a sua empresa tendo mais de uma opção de CNAE, você só poderá indicar um na NF.

O Microempreendedor Individual é a única exceção quando se trata de obrigatoriedade na emissão de nota. O MEI que vende diretamente para uma pessoa física não precisa emitir. Mesmo assim, sempre o mais correto e indicado é emitir e formalizar a receita. Se você não tem certeza sobre a sua obrigação, fale com um contador para tirar suas dúvidas!

Erros comuns durante a emissão da NF

Quem tem uma rotina corrida sabe que, às vezes, buscamos soluções mais rápidas e fáceis para solucionar alguns problemas. Mas, em se tratando da contabilidade da sua empresa, o caminho mais fácil nem sempre pode ser usado.

Um problema que acontece frequentemente ao emitir notas fiscais é escolher o tipo errado de Certificado Digital. Pode acontecer da sua empresa adquirir o errado e, depois, precisar comprar outro.

Por exemplo, o que possibilita a automação de notas fiscais é o certificado A1 é digital, arquivo a ser instalado no computador ou mesmo no emissor de nota fiscal eletrônica. Já o certificado A3 é físico, como um pendrive ou um token. Ele precisa ser plugado no computador todas as vezes que você logar. Por isso, peça ajuda para o seu contador nesses momentos mais difíceis de escolha.

Outro ponto importante de ser lembrado é sobre a Nota Fiscal Eletrônica. A NF-e pode ser representada por um documento físico, chamado DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). O que muitos não sabem é que o DANFE não possui validade jurídica. Esse problema acontece muito em lojas virtuais que, ao enviar o produto para a casa do cliente, envia o DANFE ao invés da NF.

Por último, mas não menos importante, temos um assunto delicado. É muito comum encontrar empresas que emitem somente uma Nota Fiscal por mês. Mesmo que o imposto possa ser calculado, essa prática não pode acontecer. A NF deve ser emitida por cliente, para que possa existir alguma verificação se necessário.

Tipos de Nota Fiscal

Existem três tipos de notas fiscais:

• NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica), que deve ser usada por empresas prestadoras de serviço, como academias de ginástica ou oficinas.
• NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), que normalmente é utilizada pelo varejo porque substitui o cupom fiscal eletrônico.
• NF-e (Nota Fiscal de Produto Eletrônica), utilizada por empresas que vendem produtos físicos. Isto serve tanto para lojas físicas como lojas online.

Sonegação de imposto

A Lei 4.729/1965 identifica a sonegação em uma de suas definições, como: “prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deve ser produzida a agentes de pessoas jurídicas de direito público interno, com intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei”.

Ou seja, se a sua empresa emitir uma nota com um valor diferente da venda, isso será considerado um crime. Até mesmo se não emitir uma nota fiscal também poderá ser enquadrado como sonegação de imposto. Por isso, emita sempre a nota fiscal e, se possível, identifique seu cliente. Dessa forma a Receita Federal poderá confirmar as informações caso sua empresa seja investigada.

O que é Caixa 2?

O Caixa 2, como o próprio nome já indica, é um segundo caixa da empresa que não possui registro fiscal. Ou seja, não tem uma nota fiscal de recebimento emitida. O maior problema acontece porque esse dinheiro não é declarado e não possui recolhimento de imposto. É por causa disso que ele se torna um crime.

Não importa se o valor não declarado é alto ou não. Qualquer informação que não tenha sido devidamente registrada entra como Caixa 2. Este crime pode levar o responsável para a prisão por até oito anos. Por isso, tome muito cuidado com as decisões que você fará para a sua empresa.

E então, entendeu um pouco mais sobre o que é Nota Fiscal e por que esse tema é tão importante?