Ganhar produtividade no trabalho é o objetivo da maioria das pessoas, afinal, em meio a tantas tarefas, conseguir executá-las com mais rapidez e eficiência é extremamente importante. Acontece que, muitas vezes, o problema não está na sua capacidade em lidar com suas obrigações, mas, sim, com fatores externos relacionados à organização e planejamento.

Exatamente por isso, no texto de hoje, listamos algumas dicas essenciais de organização para que você consiga resolver esse problema de uma vez por todas. Continue a leitura e confira!

Dicas para ganhar produtividade no trabalho

1. Conheça bem as suas tarefas

A primeira coisa que você precisa fazer para ganhar produtividade no trabalho é definir quais são as suas obrigações. Para isso, faça uma lista de todas as tarefas que tem a realizar em uma semana ou um mês, por exemplo, e tente manter o foco nelas.

Essa relação é importante para que você não gaste energia com coisas que não são da sua área de atuação ou com as quais você não tem relação direta. A estas, dedique seu tempo apenas se ele estiver disponível.

2. Defina prioridades

Dentro das tarefas que lhe competem, veja quais são prioritárias e tente organizar seu dia de forma que sobre mais tempo para elas. Por mais que tudo pareça importante, se você olhar com calma para os seus compromissos e deixar de lado a vontade de fazer tudo de uma vez, ficará mais fácil elaborar uma planilha de atividades e separar um horário certo para cada obrigação.

3. Não procrastine

A procrastinação prejudica, e muito, o rendimento das tarefas. Então, sempre que pensar em deixar para lá algum compromisso, pense que isso poderá prejudicá-lo no futuro e atrapalhar toda a sua rotina.

O ideal é separar um horário para lidar com a questão que você não está com vontade de resolver e pensar que quanto antes ficar livre dela, melhor será. Se for um trabalho extenso e complexo, tente organizar horários e dias da semana para realizá-lo. Assim, a tarefa ficará menos cansativa, e você terá menos estresse para concluir o que precisa.

4. Mantenha sua mesa de trabalho organizada

A organização faz toda a diferença no rendimento. Além de permitir que você localize com mais rapidez as tarefas que precisa realizar, ela contribui para sua concentração e disposição.

Um ambiente bagunçado faz com que você fique mais cansado e menos motivado. Além disso, a desorganização aumenta o risco de erros na execução dos trabalhos, afinal, fica bem mais fácil esquecer algum compromisso ou perder documentos, por exemplo.

5. Reduza o número de reuniões

Sabe aquele hábito de fazer uma reunião para discutir cada um dos assuntos pendentes? Então, ele pode estar prejudicando você. Por mais proveitosos que sejam esses encontros, certamente eles duram mais que o previsto e tomam um tempo valioso.

O ideal é marcar um dia por semana, por quinzena ou por mês, para resolver todos os assuntos pendentes de uma só vez. Verifique a necessidade e estabeleça a periodicidade. Mesmo se os assuntos forem com pessoas de setores diversos, tente reservar uma única data, com horários diferentes. Assim você reduzirá o número de interrupções diárias no trabalho e conseguirá produzir muito mais.

6. Elimine o volume de papéis

Procurar papéis em arquivos e organizar documentos em pastas físicas demandam tempo e é extremamente cansativo. Por ser assim, uma boa estratégia para ganhar produtividade no trabalho é contratar softwares de gestão de documentos e de gestão contábil, ou usar o armazenamento na nuvem.

Além de reduzir o risco de perda de documentos, esses sistemas agilizam a busca e facilitam muito o seu dia a dia. Sem contar que, com eles, você economiza espaço físico, gasta menos com impressão de documentos e, consequentemente, reduz o risco de bagunça no seu escritório.

Outra questão interessante é que eles são fáceis de usar e permitem o compartilhamento automático de informações, facilitando não só o seu trabalho como também o de toda a equipe.

7. Tire as notificações do celular

Hoje em dia, recebemos mensagens a todo momento pelo celular. Isso sem contar as notificações de email, Facebook, Instagram etc. Pode não parecer, mas se você parar para olhar toda vez que o celular apitar, perderá muito tempo e bastante concentração.

Portanto, o recomendável é cancelar as notificações ou deixar o telefone na bolsa. Com certeza, isso vai contribuir para que as tarefas sejam realizadas com mais rapidez e, até mesmo, com mais qualidade.

8. Faça pausas

Mente cansada produz menos. Então, por mais que sua mesa esteja lotada, faça pausas entre uma atividade e outra, respire, tome uma água e saia um pouco da sua sala. Essas pausas vão renovar suas energias e fazer com que você passe para a próxima tarefa com mais concentração e disposição revigorada.

9. Delegue tarefas

Não tente abraçar o mundo e cuidar de tudo sozinho. Se existirem outros profissionais capacitados para a realização das suas obrigações, compartilhe com eles suas dificuldades e troque opiniões.

Centralizar tudo em suas mãos é um perigo! Além de prejudicar a qualidade do serviço realizado, essa postura poderá causar muito estresse e diversos prejuízos para a sua saúde. Nesse sentido, é essencial contar com uma equipe sólida e incentivar o trabalho conjunto.

Cada pessoa possui um saber, e a troca, com certeza, é muito positiva. Justamente por isso, grandes empresas estão sempre incentivando o trabalho em equipe e a realização de tarefas multidisciplinares, por exemplo.

10. Tenha em mente que rapidez não é tudo

Por mais importante que seja realizar as tarefas com agilidade e administrar melhor o tempo, é fundamental você ter em mente que isso não pode interferir na qualidade do serviço prestado.

Lembre-se que a produtividade depende da soma de dois fatores: realização das tarefas em tempo adequado e resultados positivos. Logo, não faça as coisas correndo para conseguir fazer mais. Isso poderá trazer problemas enormes e prejudicar a sua credibilidade.

Com certeza se você conseguir colocar todas ou algumas dessas dicas em prática ficará muito mais fácil ganhar produtividade no trabalho. As mudanças valerão a pena e sua rotina ficará bem menos estressante. Portanto, não perca tempo!

11. Utilize indicadores de produtividade

Após você aplicar os métodos acima, tenha certeza de que conseguirá identificar a diferença que as ações estão fazendo no seu negócio. Pois, não adianta nada fazer tudo isso e não saber onde influenciará.

Para te ajudar nessa análise utilize dos indicadores de produtividade, que te ajudam a medir de forma eficaz a performance da sua empresa. Apenas assim você conseguirá entender profundamente os resultados que vem sendo conquistados e até montar planos de ação visando a melhoria na qualidade da entrega.

Gostou deste texto? Aprendeu mais sobre como ganhar produtividade? Então, siga nossas páginas nas redes sociais e acompanhe nossas atualizações. Estamos no Facebook, no Youtube, no LinkedIn e no Twitter.