Uma empresa deve ter à disposição alguns documentos legais em caso de fiscalização. Neste post vamos falar dos 6 principais: alvará de funcionamento, cartão CNPJ, inscrições estadual e municipal, informações sociais (E-SOCIAL), certificado digital e contrato social.

Certamente, no processo de abertura de uma empresa é comum que sejam gerados uma série de documentos, registros, guias e papeladas no geral. Nessa etapa, muitos empreendedores desejam que a abertura seja concluída para se verem livres daquele acúmulo de papel. Entretanto, é um mito pensar que quando a abertura for concluída isso acabará.

Embora um dos processos mais burocráticos tenha acabado, depois da consolidação do CNPJ a empresa passa a lidar com os mais variados tipos de documentos. Afinal, a partir disso, surgem novas demandas, como organizar os documentos da gestão financeira e contábil do negócio. Além de tudo isso, ainda manter em dia os documentos legais que garantem a legalidade da empresa perante a fiscalização.

Quer saber mais? Nesse post vamos explicar quais são esses documentos e suas importâncias.

Documentos contábeis X Documentos legais

No dia a dia da gestão empresarial, a empresa deverá gerenciar muito bem, dois tipos de documentos: os contábeis e os legais.

Primeiramente vamos entender o que são os documentos contábeis. Basicamente eles são os registros que auxiliam, compõem e evidenciam a contabilidade do seu negócio. Em uma analogia simples, eles são um arquivo que carrega o registro de um fato que aconteceu na empresa. Exemplo:

• Para cada prestação de serviços, uma nota fiscal,
• Para todo pagamento feito, o comprovante
• E para qualquer acordo, ter um contrato.

Por outro lado, no caso dos documentos legais, estamos falando daqueles que correspondem ao cumprimento de leis e normas. Isso em toda esfera federal, estadual, municipal, sindical. Os principais documentos legais são:

• Cartão CNPJ
• Inscrição estadual e municipal
• Alvará de funcionamento
• Relação anual de Informações sociais (Informações do E-SOCIAL)
• Certificado digital
• Contrato social

Os documentos legais são de extrema importância para evidenciar que a empresa está regular e apta para realizar suas atividades de acordo com as regulamentações necessárias.

Cartão CNPJ

O cartão CNPJ é a página com o resumo da empresa. Ele é importante, pois carrega as principais informações do negócio, como: CNAE, cidade, razão social, quadro societário entre outros. Além disso, é possível verificar se a empresa está ativa ou com dependências junto à Receita Federal.

Em outras palavras, no mundo empresarial o cartão CNPJ funciona como um CPF. Normalmente ele é necessário para executar qualquer ação com a empresa, como: abrir conta PJ, participar de licitações, emitir nota fiscal, fechar contratos e muito mais.

Tem o CNPJ mas não emitiu o cartão? É simples. Clique aqui e coloque o número do CNPJ para receber o comprovante acima.

Alvará de funcionamento

O alvará de funcionamento é um documento que tem como finalidade mostrar que a empresa tem a permissão de exercer suas atividades naquele local. Isso garante que as normas municipais e de outros órgãos governamentais estão sendo cumpridas.

Em suma, é obrigado ter o alvará de funcionamento qualquer empresa que trabalhe com circulação de pessoas no ambiente de operação. Isso vale para estabelecimentos comerciais, industriais, de prestação de serviços, associações e muito mais.

A ausência do alvará de funcionamento pode ocasionar até no fechamento do estabelecimento. Além disso, grandes multas podem ser aplicadas, podendo até suspender o registro profissional do empresário, bem como ocasionar na apreensão de mercadorias e bens.

Esse é um documento legal muito importante e precisa ser renovado anualmente!

Inscrição estadual e municipal

Toda empresa do ramo de comércio precisa pagar o ICMS (imposto sobre circulação de mercadorias e serviços). Esse é um imposto estadual, logo, para pagá-lo é necessário ter um cadastro junto ao Estado. Logo, ele é considerado um documento obrigatório!

Da mesma forma, existe o ISS (imposto sobre circulação de serviços) que nesse caso é obrigatório para empresas do ramo de prestação de serviços. Dessa forma, as empresas desse ramo se tornam obrigadas a ter um cadastro junto ao município.

Sem essas informações a empresa não conseguirá emitir nota fiscal e consequentemente, a contabilidade não conseguirá gerar as guias para pagamento dos impostos.
Em um processo de troca de contabilidade, por exemplo, esses seriam um dos primeiros documentos legais que o novo escritório solicitaria.

Visto isto, fica claro que é imprescindível ter essas informações sempre disponíveis e em dia.

E-SOCIAL e informações trabalhistas

Aqui entram os documentos legais exigidos para dar esclarecimento das questões trabalhistas e previdenciárias relacionadas à empresa.
O E- Social funciona para fins de fiscalização, prevenindo a sonegação de impostos. Ele é um sistema que centraliza todos os dados das empresas e funcionários com seus dados cruzados por vários órgãos.
Resumindo, é um documento legal para mostrar transparência com o cumprimento das leis trabalhistas.

Certificado digital

Basicamente o certificado digital é uma assinatura virtual do seu nome ou da sua empresa. Com ele, é possível reduzir a burocracia em muitos processos. Além disso, ele garante segurança na troca de informações e mais agilidade por conseguir assinar qualquer documento digitalmente, com validade jurídica.

A princípio, ter um certificado era uma questão de escolha. Todavia, agora não é bem assim.
Todas as empresas que precisam emitir nota fiscal, enviar informações sociais e trabalhistas, passaram a fazer isso obrigatoriamente via certificado digital.

Ou seja, o certificado digital entra na lista de principais documentos de uma empresa por ajudar a cumprir funções básicas do dia a dia.

Contrato Social

Enquanto o Cartão CNPJ funciona como o CPF da empresa, o contrato social funciona como uma certidão de nascimento. Igualmente, nele é registrado todo o projeto da empresa, sua localização, os proprietários, a divisão de tarefas entre os sócios, etc.

Por isso, ele também é um dos principais documentos de uma empresa. Será sempre requisitado para abertura de contas, licitações, solicitação de empréstimos e qualquer outro processo cadastral.