Uma empresa deve ter à disposição alguns documentos legais em caso de fiscalização. Neste post vamos falar dos 10 principais: alvará de funcionamento, cartão CNPJ, inscrições estadual e municipal, informações sociais (E-SOCIAL), certificado digital, contrato social, folha de pagamento e arquivos do RH, balanço patrimonial, notas fiscais, Livros Contábeis.

Certamente, no processo de abertura de uma empresa é comum que sejam gerados uma série de documentos, registros, guias e papeladas no geral. Nessa etapa, muitos empreendedores desejam que a abertura seja concluída para se verem livres daquele acúmulo de papel. Entretanto, é um mito pensar que quando a abertura for concluída isso acabará.

Embora um dos processos mais burocráticos tenha acabado, depois da consolidação do CNPJ a empresa passa a lidar com os mais variados tipos de documentos. Afinal, a partir disso, surgem novas demandas, como organizar os documentos da gestão financeira e contábil do negócio. Além de tudo isso, ainda manter em dia os documentos legais que garantem a legalidade da empresa perante a fiscalização.

Quer saber mais? Nesse post vamos explicar quais são esses documentos e suas importâncias.

Documentos contábeis X Documentos legais

No dia a dia da gestão empresarial, a empresa deverá gerenciar muito bem, dois tipos de documentos: os contábeis e os legais.

Primeiramente vamos entender o que são os documentos contábeis. Basicamente eles são os registros que auxiliam, compõem e evidenciam a contabilidade do seu negócio. Em uma analogia simples, eles são um arquivo que carrega o registro de um fato que aconteceu na empresa. Exemplo:

• Para cada prestação de serviços, uma nota fiscal,
• Para todo pagamento feito, o comprovante
• E para qualquer acordo, ter um contrato.

Por outro lado, no caso dos documentos legais, estamos falando daqueles que correspondem ao cumprimento de leis e normas. Isso em toda esfera federal, estadual, municipal, sindical. Os principais documentos legais são:

• Cartão CNPJ
• Inscrição estadual e municipal
• Alvará de funcionamento
• Relação anual de Informações sociais (Informações do E-SOCIAL)
• Certificado digital
• Contrato social
• Folha de pagamento e arquivos do RH
• Balanço patrimonial 
• Notas fiscais 
• Livros Contábeis 

Cartão CNPJ

O cartão CNPJ é a página com o resumo da empresa. Ele é importante, pois carrega as principais informações do negócio, como: CNAE, cidade, razão social, quadro societário entre outros. Além disso, é possível verificar se a empresa está ativa ou com dependências junto à Receita Federal.

Em outras palavras, no mundo empresarial o cartão CNPJ funciona como um CPF. Normalmente ele é necessário para executar qualquer ação com a empresa, como: abrir conta PJ, participar de licitações, emitir nota fiscal, fechar contratos e muito mais.

Tem o CNPJ mas não emitiu o cartão? É simples. Clique aqui e coloque o número do CNPJ para receber o comprovante acima.

Alvará de funcionamento

O alvará de funcionamento é um documento que tem como finalidade mostrar que a empresa tem a permissão de exercer suas atividades naquele local. Isso garante que as normas municipais e de outros órgãos governamentais estão sendo cumpridas.

Em suma, é obrigado ter o alvará de funcionamento qualquer empresa que trabalhe com circulação de pessoas no ambiente de operação. Isso vale para estabelecimentos comerciais, industriais, de prestação de serviços, associações e muito mais.

A ausência do alvará de funcionamento pode ocasionar até no fechamento do estabelecimento. Além disso, grandes multas podem ser aplicadas, podendo até suspender o registro profissional do empresário, bem como ocasionar na apreensão de mercadorias e bens.

Esse é um documento legal muito importante e precisa ser renovado anualmente!

Inscrição estadual e municipal

Toda empresa do ramo de comércio precisa pagar o ICMS (imposto sobre circulação de mercadorias e serviços). Esse é um imposto estadual, logo, para pagá-lo é necessário ter um cadastro junto ao Estado. Logo, ele é considerado um documento obrigatório!

Da mesma forma, existe o ISS (imposto sobre circulação de serviços) que nesse caso é obrigatório para empresas do ramo de prestação de serviços. Dessa forma, as empresas desse ramo se tornam obrigadas a ter um cadastro junto ao município.

Sem essas informações a empresa não conseguirá emitir nota fiscal e consequentemente, a contabilidade não conseguirá gerar as guias para pagamento dos impostos.
Em um processo de troca de contabilidade, por exemplo, esses seriam um dos primeiros documentos legais que o novo escritório solicitaria.

Visto isto, fica claro que é imprescindível ter essas informações sempre disponíveis e em dia.

E-SOCIAL e informações trabalhistas

Aqui entram os documentos legais exigidos para dar esclarecimento das questões trabalhistas e previdenciárias relacionadas à empresa.
O E- Social funciona para fins de fiscalização, prevenindo a sonegação de impostos. Ele é um sistema que centraliza todos os dados das empresas e funcionários com seus dados cruzados por vários órgãos.
Resumindo, é um documento legal para mostrar transparência com o cumprimento das leis trabalhistas.

Certificado digital

Basicamente o certificado digital é uma assinatura virtual do seu nome ou da sua empresa. Com ele, é possível reduzir a burocracia em muitos processos. Além disso, ele garante segurança na troca de informações e mais agilidade por conseguir assinar qualquer documento digitalmente, com validade jurídica.

A princípio, ter um certificado era uma questão de escolha. Todavia, agora não é bem assim.
Todas as empresas que precisam emitir nota fiscal, enviar informações sociais e trabalhistas, passaram a fazer isso obrigatoriamente via certificado digital.

Ou seja, o certificado digital entra na lista de principais documentos de uma empresa por ajudar a cumprir funções básicas do dia a dia.

Contrato Social

Enquanto o Cartão CNPJ funciona como o CPF da empresa, o contrato social funciona como uma certidão de nascimento. Igualmente, nele é registrado todo o projeto da empresa, sua localização, os proprietários, a divisão de tarefas entre os sócios, etc.

Por isso, ele também é um dos principais documentos de uma empresa. Será sempre requisitado para abertura de contas, licitações, solicitação de empréstimos e qualquer outro processo cadastral.

Folha de pagamento e arquivos do RH 

Imagine se o RH perdesse o controle dos arquivos com o histórico desde a admissão até a saída de um funcionário? Não daria certo, não é mesmo? Nela que é feito o registro das remunerações dos colaboradores, com valores, impostos e descontos, além de banco de horas. 

Balanço patrimonial

O balanço patrimonial é um relatório contábil que resume a situação financeira de uma empresa numa data específica, mostrando seus ativos (bens e direitos), passivos (dívidas e obrigações) e patrimônio líquido (o valor que resta para os sócios). Ele é fundamental para a gestão financeira, permitindo que investidores e credores analisem a saúde do negócio e tomem decisões informadas. 

Notas Fiscais 

As notas fiscais comprovam a venda de produtos ou a prestação de serviços pela empresa, sendo essencial para fins fiscais e para o controle das transações comerciais. É o que garante a transparência nas transações e a correta arrecadação de impostos. 

Livros Contábeis

Por lei, as empresas devem manter a escrituração contábil em dia. Mas, além disso, ela é essencial para a organização e administração da empresa, registrando todas as operações financeiras do negócio. Os livros registram cada transação realizada como:

• compras;
• vendas;
• pagamentos; 
• recebimentos;
• movimentações realizadas com bancos e fornecedores.

Qual a importância dos documentos para a sua empresa?

Os documentos legais são de extrema importância para evidenciar que a empresa está regular e apta para realizar suas atividades de acordo com as regulamentações necessárias. Além de:

• Garantir a segurança jurídica da empresa perante aos órgãos fiscalizadores, evitando multas e penalidades;
• Manter os níveis de transparência e segurança altos;
• Auxiliar na elaboração de metas, planejamentos e na tomada de decisões;
• Permitir um melhor fluxo do controle de caixa, das receitas, custos e lucros, facilitando a gestão contábil e financeira;
• Fortalecer a reputação e a imagem diante dos clientes, colaboradores, sócios e fornecedores, demonstrando credibilidade;
• Proteger a empresa de processos trabalhistas e ações judiciais, garantindo a segurança jurídica.

Qual o tempo de arquivamento de documentos empresariais?

O tempo de arquivamento de documentos empresariais depende da sua natureza e finalidade. Alguns devem ser guardados por um período determinado, enquanto outros devem ser guardados permanentemente. 

Você pode seguir as seguintes orientações: 

• Documentos fiscais e contábeis: 10 anos ou por tempo indeterminado (Livro diário e livro razão). 
• Documentos contratuais: 3 anos (locação de bem imóvel), 10 anos (Contrato de prestação de serviços ou de leasing) ou por tempo indeterminado.
• Documentos constitutivos:  estatuto, contrato social e alterações, e livro de acionistas devem ser guardados permanentemente, pois são a base da existência da empresa.
• Documentos trabalhistas e previdenciários:
  • 2 anos: aviso prévio, termo de rescisão etc.;
  • 5 anos: acordos de compensação de férias ou prorrogação de horas, FGTS, RAIS, CAGED, atestados médicos, recibos e outros;
  • 10 anos: PIS/Pasep, folha de pagamento, GPS etc.;
  • 20 anos: exames médicos, PPRA e outros;
  • Tempo indeterminado: livro de atas da CIPA, livros ou fichas de registro de empregados.

Recomendamos consultar um contador ou um advogado especializado para saber o tempo exato do arquivamentos dos documentos empresariais. 

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