Sim, é possível trocar de contador a qualquer momento. Assim como qualquer serviço contratado, é um direito do empreendedor escolher o escritório contábil que cuidará da sua empresa.

O consumidor não é obrigado a permanecer com um serviço ou produto que não está satisfeito. Então, caso esteja com uma contabilidade que não corresponde as suas expectativas, ou por qualquer outro motivo, preparamos um guia para você saber como trocar de contador. Confira!

A importância da contabilidade

Antes de tudo, é importante que o empreendedor tenha bem esclarecido qual é a importância da contabilidade para uma empresa. Afinal, desde o momento em que o CNPJ é emitido, a empresa já passa a ter obrigações contábeis. O indicado é que a empresa não fique nem sequer um mês sem contabilidade. Por isso, se deseja trocar de contador, procure o mais rápido possível por outro profissional para não prejudicar o seu negócio.

Antecipadamente, as tomadas de decisões no momento da constituição da empresa são muito importantes. Inclusive, é por isso que todas as empresas, exceto MEI, precisam obrigatoriamente ter uma contabilidade. No momento da abertura do CNPJ você precisa decidir questões muito estratégicas, como:

– A escolha correta do regime tributário
– O CNAE mais adequado para sua atividade
– O formato jurídico que melhor representa a maneira como você deseja atuar no mercado

A escolha errada desses itens pode trazer prejuízos, por exemplo: o pagamento de mais impostos do que o necessário, gastos imprevistos com alteração contratual e o impedimento de conseguir fechar contratos de trabalho. Tudo isso só durante o processo de abertura de uma empresa.

Agora, ao passo que um negócio vai expandindo, a contabilidade mal feita pode:

– Impedir a captação de investimento
– Gerar dívidas com o fisco
– Cair na malha fina por não declarar corretamente os bens

Ficou mais claro por que você não pode ficar sem contabilidade, e mais importante ainda, a necessidade de trocar de contador o mais rápido possível caso tenha identificado problemas similares a estes citados acima?

Posso trocar de contador?

Antes de mais nada, trocar de contador é direito de qualquer empreendedor, independente do motivo. Porém, alguns detalhes precisam ser considerados para que essa transição seja feita com facilidade.

A primeira informação que precisa ser levantada é sobre o contrato de serviços contábeis que foi assinado com a contabilidade. Afinal, os escritórios podem optar pela fidelidade do contrato, incluindo uma cláusula de multa pela rescisão contratual.

De antemão, caso ainda não tenha cumprido o prazo estipulado, o empresário será obrigado a pagar a multa da rescisão contratual quando desejar trocar de contador. Vale verificar como funciona com cada escritório.

Além disso, de acordo com a norma do CRC, quando o pedido de quebra de contrato é formalizado, o contador tem até 30 dias úteis para entregar a documentação da empresa. Por isso, o informe com antecedência para que a nova contabilidade tenha as informações necessárias para assumir a responsabilidade o mais rápido possível.

Passo a passo para trocar de contador

1. INFORMAR O CONTADOR ATUAL

O primeiro passo é formalizar o pedido de encerramento do contrato com o contador atual. É imprescindível que no comunicado fique claro qual será o último mês de atuação da equipe de contabilidade anterior. O melhor cenário é que o escritório antigo seja mantido até o final do mês em que o aviso foi feito e a nova contabilidade assuma no mês seguinte.

2. MÊS DE RESPONSABILIDADE

Ao definir com a antiga contabilidade qual será o último mês de atuação deles, informe a nova contabilidade a partir de que mês eles passam a ser responsáveis. Nesse momento, preste bastante atenção para não confundir o que é de responsabilidade de cada escritório.

Os impostos, por exemplo, são calculados e pagos no mês seguinte ao da emissão da nota fiscal. Ou seja, as guias de impostos referentes às notas emitidas enquanto estava com a antiga contabilidade devem ser geradas ainda por eles, mesmo que já tenha ocorrido a migração da contabilidade para o novo escritório.

3. ASSINAR PROPOSTA DE SERVIÇOS

Quando, enfim, for oficializado o distrato com a antiga contabilidade e assinado o contrato de prestação de serviços com o novo profissional, significa que efetivamente você trocou de contador! Nesse momento, recomenda-se que seja feito o preenchimento do termo de transferência de responsabilidade técnica pela antiga contabilidade, repassando a responsabilidade para o novo escritório.

4. DOCUMENTOS FISCAIS E CONTÁBEIS PARA TROCAR DE CONTADOR

Os documentos básicos que talvez você já tenha, sem precisar esperar o envio do contador, são:

– Certificado Digital
– Número da Inscrição Municipal (ou CCMEI caso a empresa seja MEI)
– Senha de acesso ao site da Prefeitura
– Código do Simples Nacional (se for o caso)
– RG e CPF dos sócios
– Contrato Social (LTDA), Requerimento de Empresário (EI) ou Certificado de condição de Microempreendedor Individual (MEI)

Posteriormente, os outros documentos contábeis que vão influenciar muito para trocar de contador, são:

– Balanço Patrimonial (até o ultimo dia da contabilidade anterior)
– D.R.E. (Demonstração do Resultado do Exercício)
– Livro Razão
– Livro Diário
– Documentação suporte (nota fiscal, recibo, fatura ou contrato)

Como escolher uma boa contabilidade?

Agora que foi esclarecida a importância da contabilidade e como é feito o processo para trocar de contador, vem a fase mais importante: A escolha da nova contabilidade. Nesse meio tempo, para fazer uma boa escolha, algumas questões precisam ser levadas em consideração.

O primeiro passo é verificar se a empresa está regular perante o órgão de classe CRC (Conselho Regional de Contabilidade). Simultaneamente, certifique-se de que a empresa domina o ramo de atividade que a sua empresa exerce. Em outras palavras, entenda se ela está apta para atender sua empresa e suprir suas necessidades.

Primordialmente, valorize aquela contabilidade consultiva, ainda mais aquelas que utilizam ferramentas de gestão e tecnologia para gerar praticidade. Dessa forma, como resultado ganhe tempo para empreender.

A Conube é um ótimo exemplo de contabilidade consultiva que oferece recursos para facilitar a rotina do empreendedor. Por meio da plataforma Conube o empreendedor consegue inserir todos os dados da empresa, emitir notas ficais, além de recebe todas as guias para pagamento dos impostos e obrigações acessórias contábeis.