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O que é Escritório Virtual? Entenda como ele pode ser útil à sua empresa

Amanda MotizukiAmanda Motizuki

Em tempos de transformação digital, são diversas as soluções que vêm do mundo virtual. Hoje se pode fazer praticamente tudo pela internet, entretenimento, compras, controle financeiro, contabilidade, entre muitas outras coisas. E entre os tantos serviços que vemos e ouvimos vindos do “online”, um conceito tem um nome curioso e pode despertar muitas dúvidas: escritório virtual. Uma das primeiras coisas que podem vir à mente é: “Ué, um escritório que não existe?” Não é bem assim. Ele existe, mas só para algumas ações. Quer entender melhor o que é escritório virtual? Então leia este post até o final para, não só entender o conceito, como também para que tipo de empresas e empreendedores ele pode ser útil.

Afinal, o que é escritório virtual?

Bom, o conceito de virtual deixa claro o propósito. E não está errado pensar que seria existir no mundo virtual, mas não no real. No caso do escritório virtual significa contratar um endereço comercial, porém apenas para alguns objetivos. Alguns deles são: recebimento de correspondências, atendimento telefônico em nome da empresa, utilização de salas coworking (compartilhamento do espaço de trabalho com diversas empresas com outro ramo de atuação), entre outros. Isso irá depender do serviço que será contratado e do tipo de serviço disponibilizado pela empresa. Mas existem outros pontos importantes além de entender o conceito sobre o que é escritório virtual.

Como funciona esse procedimento?

Diversas empresas prestam o serviço de escritório virtual em diferentes municípios e estados, ficando a seu critério qual escolher. Importante lembrar que não há nenhum problema em você ser de uma cidade e querer se estabelecer em outro estado ou município. Para a maioria das empresas, essa abertura em municípios e até estados diferentes ocorre quando a empresa não quer pagar imposto duplicado, então realiza a abertura no mesmo lugar onde o tomador de serviço está localizado.

Como contratar um escritório virtual?

O procedimento para contratação do escritório é diferente para cada caso. Ele pode ocorrer no momento da abertura da empresa ou alteração do endereço da empresa. No caso de abertura de empresa serão necessários os documentos do escritório virtual, como IPTU, contrato de locação, entre outros. Isso dependendo de onde se estabelece o escritório virtual e as exigências da Junta Comercial, Receita Federal e Prefeitura do local. No caso de alteração seguem os mesmos procedimentos. A única diferença é que será uma alteração para o endereço virtual e não uma abertura direta.

E fica a dúvida: e se eu precisar de um comprovante de endereço em meu nome ou documentos que envolvam o endereço da empresa? No caso do escritório virtual, ele não possui contas, documentos oficias, entre outros comprovantes em nome da empresa. Portanto, esteja ciente, mas no momento da contratação é gerado um contrato de locação com todas as informações necessárias de ligação entre o escritório e o contratante. Geralmente, esse documento já é o suficiente para a maioria das situações que envolvam a necessidade de comprovantes.

Correspondências e ligações

Dentro do conceito sobre o que é escritório virtual cabem as explicações sobre alguns dos propósitos mais utilizados por quem procura por esta opção. Gerenciamento de correspondência, recebimento de ligações e utilização das salas de reunião são serviços administrados pela empresa que será contratada. Normalmente eles dispõem de profissionais como recepcionista, telefonista e serviços de motoboy. Como por exemplo, ao receber uma correspondência, tem a opção de retirar diretamente no local, envio digitalizado ou entrega no endereço. Os valores a serem cobrados ou não por estas ações ficam a critério do escritório. Para utilização das salas de reunião é necessário um agendamento prévio antes de ocupá-lo. E no caso do recebimento de ligações as telefonistas poderão realizar todo atendimento em nome da empresa.

Para quem pode ser interessante?

Geralmente, é uma alternativa muito interessante para aqueles empreendedores que desejam abrir uma empresa de prestação de serviços, em um modelo que não se torna necessário que o profissional esteja presente no local da empresa, pois presta serviço diretamente no endereço do cliente, de porta em porta ou até de maneira online. Na maioria das vezes o procedimento de abertura nesses endereços se torna bem mais rápido por conta de serem apenas ponto de contato, ou seja, não serem estabelecidas. Por conta disso, a necessidade de algumas licenças é dispensada. Além da abertura, o escritório virtual também pode ser utilizado outros casos, como em procedimentos de alteração de endereço, quando uma empresa deseja alterar de endereço físico para endereço apenas para correspondência.

Quais são as vantagens e desvantagens?

Optar pelo escritório virtual se torna vantajoso para empresas ou profissionais liberais que não possuem um endereço físico para iniciar as atividades e não precisam estar presencialmente para execução do trabalho. Além disso, outra vantagem é não ter que se preocupar com contas, manutenção e infraestrutura do local. Isso pode representar uma grande diminuição de custos para empresas que estão iniciando o crescimento econômico. Para grandes empresas, por utilizar grande espaço e já ter um equilíbrio financeiro, o escritório virtual pode não ser tão vantajoso.

Nos últimos anos, muitas empresas estão optando pelo escritório virtual por conta dos baixos custos envolvidos. Mas é importante verificar como é prestado esse serviço e a qualidade dos profissionais envolvidos. Afinal de contas, o nome da sua empresa será administrado pelos eles. Caso algum serviço seja prestado de forma incorreta será o nome da sua empresa que estará em jogo. Com todas as atitudes de verificação tomadas, basta escolher o escritório virtual que irá utilizar e iniciar as atividades. A dica é: pesquisa bastante.

Consultoria Online

E então, entendeu o que é escritório virtual e se ele pode ajudar sua empresa? Deixe seus comentários!




Integrante da equipe do Paralegal da Conube atuando em abertura, alteração e encerramento de empresas, Amanda Motizuki é técnica em contabilidade e estudante de Engenharia de Produção na Universidade Anhembi Morumbi.