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Confira 10 dicas para manter a organização de sua contabilidade

Taís PinheiroTaís Pinheiro

Uma boa contabilidade significa muito mais do que clareza de gestão. Também diz muito sobre a saúde financeira da empresa. Não manter uma organização contábil adequada é o mesmo que se perder dentro dos processos de gerenciamento e direcionar a empresa para a falência. Embora seja uma atividade burocrática e nem todos os pequenos empresários e gestores de negócios gostem de realizá-la, é muito importante prestar atenção na contabilidade de todos os setores.

* Aqui você encontra dez dicas de como manter a contabilidade organizada e evitar dissabores por algum descuido.

1. Contrate um escritório de contabilidade

Não adianta tentar fugir dessa premissa se você não entende de contabilidade. Entender um pouco não é suficiente. Um profissional com formação na área, além de realizar as tarefas rotineiras da contabilidade, poderá orientá-lo para possíveis equívocos na gestão contábil.

2. Separe as contas da empresa das contas pessoais

Não é a toa que quando uma empresa é aberta ela é chamada de pessoa jurídica. Isso quer dizer que a partir de agora existe uma pessoa física com seus compromissos financeiros e uma pessoa jurídica que também possui compromissos financeiros. Por isso, é importante separar as contas para evitar que uma utilize recursos da outra sem saber exatamente pra onde foi o dinheiro.

3. Diga não à procrastinação

Sempre que uma fatura for paga ou uma conta for recebida, deve-se imediatamente ser dirigida para a contabilidade realizar o cálculo. Jogar os extratos e os recebíveis num canto pode significar o extravio desses documentos importantes na hora de fechar a contabilidade. Não deixe nada para depois.

4. Colabore com o contabilista

38397Isso significa ser pró-ativo e não esperar um telefonema do escritório para solicitar a documentação e as notas para elaborar a contabilidade. Repasse todas as informações e documentação necessária antes de acabar o mês para que tudo fique dentro da normalidade. Uma contabilidade atrasada poderá comprometer o pagamento de impostos e, consequentemente, gerar multas e outras penalidades pra empresa.

5. Faça análises periódicas

É preciso analisar a contabilidade ao menos uma vez ao mês. Essa atitude possibilita a correção de uma curva, caso seja detectada a tempo.

6. Não utilize recursos sem os devidos lançamentos

Caso precise utilizar algum recurso financeiro do caixa da empresa, deve informar essa retirada para a contabilidade e descontar do pró-labore no final do mês. Dessa forma, evita furos e mal entendidos na hora de analisar a gestão contábil. Considere essa retirada como um empréstimo e faça isso apenas em último caso.

7. Mantenha os documentos da empresa

Apesar do escritório de contabilidade precisar utilizar todos os documentos da empresa para efetuar os lançamentos, eles devem ser mantidos em arquivos no escritório da própria empresa. Isso vale para todos os contratos, notas fiscais, extratos bancários e tudo o que se refere à contabilidade da empresa.

8. Quanto mais simples melhor

A simplicidade é uma grande aliada da contabilidade. Nem sempre é necessário fazer uma análise copiosa de item por item, mas é preciso uma compreensão global da saída e entrada de recursos financeiros na empresa. A gestão de produtos e cálculos relativos ao faturamento e lucro de cada um já mostrarão outros detalhes. Para a contabilidade resta a simplicidade.

9. Utilize serviços automatizados

Isso vale para pagamento de salários para funcionários, geração de boletos e recebimento de faturas. Essa automatização facilita a comunicação entre a empresa e o escritório de contabilidade, além de agilizar todo o processo de gestão contábil.

10. Utilize um software de gestão e procure utilizar serviços online

Um programa para lançar todos os dados do dia a dia da empresa ajuda a acelerar o processo contábil. Com essas informações, é possível repassar os dados online para o escritório de contabilidade. Busque a simplicidade e a segurança na hora de realizar a gestão contábil da sua empresa. Procure um escritório capaz de lhe manter informado em qualquer lugar, até mesmo por tecnologia móvel.

Uma contabilidade organizada significa a compreensão global da saúde financeira da sua empresa. Pense nisso!

* Para mais informações, acesse: Conube

Graduada em Ciências Contábeis com extensão em planejamento tributário pela PUC-SP. Tem mais de 18 anos na área contábil, sendo 11 no setor de auditoria externa.

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